Viisas pääsee vähemmällä

Kävin vierailemassa tällä viikolla Saku Tuomisen ja Pekka Pohjakallion järjestämässä erinomaisessa tapahtumassa 925 Festivaalissa. 925 Festival on tapahtuma, joka keskittyy viimeisimpiin tutkimustuloksiin ja innostaviin menestystarinoihin uuden aikakauden johtamisesta, työtavoista ja itsensä kehittämisestä.

Sakun ja Pekan paikalle houkuttelema puhujakaarti oli todella vaikuttava ja inspiroiva. Pääpuhujat olivat:

Charles Duhigg – Pulitzer-palkittu toimittaja ja tiedekirjailija

Caroline Webb – Huippuekonomi ja muutosjohtamisen asiantuntija

Vishen Lakhiani – Malesialainen visionääri ja työkulttuurin mullistaja

Frank Kohl-Boas – Googlen Pohjois-Euroopan henkilöstöjohtaja

Esa Saarinen – Positiivisen filosofian pioneeri ja Aalto-yliopiston professori

Sami Honkonen – Ohjelmistoyritys Reaktorin kehitysjohtaja

Tapahtuma oli mielestäni huippumenestys ja haluankin jakaa kanssanne oman yhteenvetoni kuuntelemieni puhujien esityksistä. Suosittelen tutustumaan myös Sakun ja Pekan yritykseen 925 Design sekä lukemaan heidän erinomaisen kirjansa ”Työkirja”.

Tämä yhteenveto on kokoelma muistiinpanoistani eikä todellakaan mikään suuri kirjallinen mestarinnäyte. Toivottavasti kuitenkin tämä on sinulle hyödyllinen karusta ulkomuodostaan (ja pituudestaan) huolimatta.

Saku Tuominen

• Saku tuumi, että ehkä ihmiset uupuu siksi, että he eivät koe työnsä olevan merkityksellistä.
• Sakun ja Pekan kyselytutkimuksen mukaan työelämän suurin haaste on ”että koko ajan asioita vaan tulee.” Ihmiset siis keskittyvät ison osan työajastaan ”sammuttamaan tulipaloja” sen sijaan, että proaktiivisesti tekisivät tärkeimpiä töitään.
• Erään tutkimuksen mukaan 51 % kaikista työpäivän keskeytyksistä on sisäisiä eli keskeytämme itse itsemme tarkistamalla sähköpostit tai Facebookin.
• Ihmisten 60.000 päivittäisestä ajatuksesta 95 % on kuin samoja eilen.
• Tapojen muuttamisessa useimpien ihmisten suurin ongelma Charles Duhiggin mukaan on se, että he yrittävät muuttaa liian monta tapaa kerrallaan. Pitäisi aina malttaa muuttaa yksi tapa kerrallaan.
• Asiat ovat usein yksinkertaisia teoriassa, mutta älyttömän vaikeita käytännössä.
• Mitä pidempään lykkäät idean toteuttamista, sitä todennäköisempää on, että et toteuta sitä lainkaan.
• Huono päivä: kaaos, sähläys, tyhjänpäiväisyys, väsymys Hyvä päivä: aikaansaaminen, energia, ilo, tieto huomisesta.
• Sakun hyvä päivä: hyvät unet, kunnianhimoista tuotekehitystä, halllittua to-do:ta, riittävästi ilmaa
• Saku antaa joka aamu ja ilta Momentolla tähdet kyseiselle päivälle (1-5).
• The 51 principle: armollisen aikaansaamisen periaate (good enough). Kunhan 51 prosenttia ajasta menee hyvin, se riittää.
• Työmme laatu = ajattelumme laatu.
• Yhden briljantin ajatuksen arvo voi olla 100.000 kertaa suurempi kuin keskinkertaisen.
• Luovuus lähtee alitajunnasta, jos olemme koko ajan väsyneitä ja kiireisiä, alitajuntamme käy vajaateholla.
• Hallitut deadlinet lisäävät luovuutta, kaoottiset deadlinet eivät.
• Pahimmat ongelmat: kiire, pirstaleisuus, väsymys.
• Väsynyt mieli on neljä kertaa negatiivisempi kuin virkeä mieli.
• Kiirettä helpottaa että pidät hallinnan itselläsi (autonomia).
• Pirstaleisuutta helpottaa, että keskityn yhteen vaativaan asiaan kerralla.
• Väsymystä helpottaa, että tunnistat väsymyksen ja teet vähemmän vaativia tehtäviä kun huomaat olevasi väsynyt.
• Älä ikinä ideoi iltapäivisin. Tämä tosin on yksilöllistä.
• 1234-portaista puuttuu nolla (aikaa). Eli sinulla pitää olla ”nollaikaa” joka päivä, joka viikko ja joka viikonloppu. Tämä antaa alitajunnalle tilaa olla luova.
• Sakun mielestä työelämän pahimmat ongelmat ovat kokoukset, sähköposti ja kalenteri & tehtävälista.
• Kokoukset:
  • Kesto & muoto: 45 min palaverit (ei 60 minuuttia), 5 minuutin pikapalaverit, kävelypalaverit.
  • Alku & loppu: aloita ja lopeta ajallaan.
  • Agenda: on oltava, ellei erikseen päätetä että tähän kokoukseen ei tehdä agendaa. Agendan pitää olla tätä palaveria varten tehty.
  • Todo: kuka tekee, mitä tekee ja mihin mennessä.
• Sähköposti
  • Nolla ja 24: joka ilta inbox tyhjä ja jokaiseen meiliin vastaan 24 tunnin sisällä.
  • Kansiot: kaksi kansiota ”keskeiset projektit” ja ”todo”.
  • Strategia: puhelimella vaan deletoidaan, ja luetaan tiettyinä aikoina päivässä.
  • 5 riviä: 90 % meilestäni on korkeintaan 5 riviä.
• Kalenteri
  • 3 tavoitetta: joka viikolla 3 tavoitetta.
  • Omat tavat: joka viikko puoli päivää kotona, kouluta organisaatiosi omiin tapoihinsa.
  • Suunnittelu: suunnittelen seuraavan päivän.
  • Havainnointi: analysoin millainen tämä päivä oli.

Charles Duhigg

• The army is a one big habit changing machine.
• Try to see world with glasses that displays peoples’ habits.
• Habits help our brain work less.
• 40-45% of everything we do is a product of habits.
• Habit loop: 1) Cue 2) Routine 3) Reward. Steps 1. and 3. are far more important than 2.
• To exercise more: make a cue (running shoes ready beside your bed), go for a run and after the run reward yourself immediately e.g. with a piece of chocolate (reward). According to studies this habit loop resulted 61% more exercise in study subjects compared to control group.
• Keystone habits: e.g. if you exercise, it’s easier to e.g. eat healthier. Keystone habits ”spill over” to other areas of life.
• Apple constantly says that it’s a year from going out of business, because they want to create a crisis so that peoples’ habits become more flexible.
• P&G has the largest video library of people cleaning their houses.
• P&G has only 13 one billion USD products, Fabreze is one of them.
• Choose the right reward (Fabreze doesn’t get rid of the bad smells in your house, it delivers a good smell to your house)
• Marshmallow video
• Starbucks teaches their employees how to make willpower into habits e.g. customer complaints and the L.A.T.T.E. method.
• The most powerful rewards are those that relieve tension. For example start meetings so that within the first three minute, everyone gets to say something (this relieves tension in the participants). Also having meetings where everyone stands up meetings work well.
• Nail biting: cue: tension, routine: nail biting, reward: little pain that relieves tension.
• Unexpected rewards feel better than expected.
• Schedule your procrastination (e.g. Facebook, between Pomodoros). Studies show that this makes procrastination less rewarding and easier to ”kick”.
• Cues fall into 5 categories (see Power of Habit book).
• For each habit, identify real reward and replace the routine with a better one.
• Studies show that your personality changes as much between ages 40 as 50 as it did between 15 and 25.
• Your brain turns off when you are in a habit loop and you use up less willpower. Will power is a limited mental resource.
• You should make meetings so rewarding that people do not need to check their smart phone or laptop (cell phone reward). One simple way to make meetings more rewarding as engaging address everyone using their first name e.g. the start of the meeting.

Matti Henttinen

• Vanhat koirat oppivat vaan uusia temppuja, koska vanhat temput ne osaavat jo.
• Mikä on nykytila, mitkä on muutokseen käytössä olevat resurssit ja mikä on tavoitetila.
• Taksikuski-lähestymistapa: kysy minne olet menossa sen sijaan, että mistä olet tulossa. (jälkimmäinen on psykoarkeologiaa).
• Ainoa vapautemme on ajatuksenvapaus.
• Se mihin ihminen on päässyt, aiheutuu siitä miten hän on kommunikoinut.
• Puhe ei kuvaa todellisuutta, vaan luo sen.
• Usein samaa tekemällä saa lisää samaa.
• Koherenssin tunne syntyy siitä, että asia on ennustettavissa, selitettävissä ja siinä on rakenne.
• Havainto ei ole positiivinen tai negatiivinen vaan me annamme havainnolle merkityksen, joka luo meille tunteen ja tämä muuntautuu toiminnaksi.
• Vallankumous tehdään niin, että eletään kuin vallankumous olisi toteutunut jo.
• Jännittämisen vastakohta on ammattitaito ja hallinnan tunne.
• Keskitytkö ongelmakieleen vai tavoitekieleen?
• Paraneeko työpaikan henki, kun saavut sinne vai kun lähdet sieltä?

Caroline Webb

• Gallup: only 13% of the workforce is engaged with their work.
• What’s the balance between luck and control and how to shift this balance more towards control?
• Perspective
  • Cognitive filtering gives everyone a unique perspective to reality. 20% of radiologists missed a gorilla in routine lung scans
  • 1. Avoid total language (never, always etc.).
  • 2. Get beyond right and wrong in arguments
  • 3. Set your intention: it will drive your experience
• Protection
  • Due to evolution, we are very good at detecting threats.
  • Stress (threats) makes us stupid because we use the “lizard brain” instead of our “cat” or “human brain”. The “lizard brain” is the most primitive part of our human brain.
  • 1. Ask first what is good before solving problems
  • 2. Label your negative emotions to weaken them (write them down)
  • 3. Know your personal threat triggers
• People
  • We think about social things all the time: e.g. “Are they ”one of us”?”, “What do they think of me?”, “What’s my status here?”, “Is that fair?”.
  • Feelings are contagious.
  • 1. Choose the mood you want to infect others with
  • 2. Find things in common so you’re on the same team
  • 3. Illustrate your ideas using real people
• Present
  • We hate losing what we already have (loss aversion, status quo bias and endowment effect). We are geared towards concrete, instead of abstract
  • 1. Describe the outcome vividly to make it real
  • 2. Make public commitments that bind you now
  • 3. Access pros and cons of inaction as well as action
• Processing
  • Too many inputs stress us out.
  • When we think were multitasking we are really switching between tasks.
  • The subconscious is better at nonlinear processing compared to conscious mind.
  • 1. Batch similar tasks to reduce switching costs
  • 2. Remove distractions
  • 3. Step away and revisit complex tasks (sleep on it)
• Progress
  • Neuroplasticity is reality. We love learning (dopamine rush)
  • 1. Cultivate novelty: what can I learn from this?
  • 2. Let people figure stuff out by them selves
  • 3. Identify the smallest first step towards progress
• Physicality
  • 1. No trade off, you need rest
  • 2. Respect the 90 minute ultradian cycle
  • 3. Fake it until you make it, broad smile, pose strong (both have proven physiological effects)
  • Use science to drive behavioural change, because many high powered people respect data and scientific evidence.

Vishen Lakhiani

• If you want a job at Mindvalley, you must send a video cover letter that tells 3 reasons why you are awesome and 3 reasons why you want to work for Mindvalley.
• The confident pursuit of big goals inspires radical innovation.
• Memetics and social contagion (Paul Marsden): we do a lot of things not out of rational choice but because other people do it too.
• Power of mindset: fit hotel maids and Obama effect and the Pygmalion effect.
• Brule = Bullshit RULE e.g. 9-5, logging hours
• The five things that really matter for successful people: growth, happiness, abundance, significance and meaning.
• Growth
  • A leader has to grow other leaders.
  • Every Mindvalley employee has an unlimited book budget for personal development.
  • Learn and share every Thursday, teach others what you have learned
  • First Friday of every month is learning day. You do nothing else but read or teach on that day
  • Zig Ziglar: when employees were asked for traits of a perfect employee attributes, only 7 out of 114 are skills, all other were attitudes. Hire for attitude, train for skill.
• Happiness
  • Happy doctors make accurate diagnoses 19 % better (Shawn Achor: The Happiness Advantage)
  • Social support is the biggest predictor of happiness (Gallup study)
  • Have lots of parties in your business plan and the CEO has to always be the first one in the pool
  • Every other week they have a culture day.
  • Good to great: successful companies have people that love what they do because they love who they do it with.
  • MTO target setting: minimum, target, outrageous. This is how different people are comfortable with goals. As long as you hit minimum, everything is ok.
• Abundance
  • Always pay 10% above average.
  • Give them a 5 star work space.
  • Provide flextime, according to Gallup this is the biggest single predictor of workplace happiness.
  • Allow for entrepreneurship and fund their ideas, 20 % of Mindvalley revenue comes from employee-owned businesses.
• Significance
  • People want to feel important.
  • Losada line = 2.9013 (meaning you should praise at least more than criticise). Best result when ration 6:1.
  • Mindvalley has created a love letter system for their employees.
  • Mindvalley has regular team retreats on a paradise island.
  • Employees can ask anonymous questions from the CEO.
  • Mindvalley has a dream board (experiences, growth, contribution)
  • Gallup studied 10 million employees and found that employees who agreed that their supervisor cared about them as a person were happier and more productive.
  • Goal gradient theory: people speed up as they get closer to a goal.
  • Dealing with the negative: complaints and suggestions.
• Meaning
  • Focus on big problems that are meaningful.
  • Give back to society.
  • Mindvalley offers a free space to have conferences, this way the smartest people in Kuala Lumpur gather at Mindvalley (imagine what this does for recruiting).
  • Hire employees that are motivated by meaning, not money.
• Have an ”all hands on deck” meeting, where everybody attends and celebrate peoples’ successes.

Lauri Järvilehto

• Se että ihmiset eivät pidä työstään, ei ole kestämätöntä ainoastaan yksilön kannalta, vaan myös yhteiskunnan kannalta.
• Vain sisäisesti motivoituneet ihmiset ovat tyytyväisiä, kun saavuttavat tavoitteensa. Ulkoinen motivaatio (raha, maine, muiden ihailu) ei lisää hyvinvointia vaikka saavuttaisit nämä tavoitteet.
• Meidän on lopetettava kysymykset: mitä haluat opiskella, mitä haluat tehdä työksesi ja kuinka paljon haluat tienata. On kysyttävä mikä on sinun intohimosi.
• Onni löytyy arjesta.
• Intohimoaan voi selvittää kutsumuskartalla, joka löytyy Laurin kirjasta ”Upeaa työtä”.
• Paskaduuni on sitä, että et voi hyvin töissä.
• Kutsumusammatti on sitä, että teet aamusta iltaan sitä mitä itse haluat.
• Aloita muutoksen tekeminen mikromuutoksilla. Esimerkiksi jos haluat lukea enemmän, buukkaa kalenteristasi joka torstaille 13:00-13:30 itsellesi aikaa lukemiselle.

Sami Honkonen

• Aloitti tarinalla siitä, miten oli vartijana sivutöissä yrittäjyyden alkuaikoina. Ensihoitaja neuvoi alhaisen verensokerin vuoksi tajunsa menettäneelle diabeetikko-alkoholistille että ”sun pitäisi juoda enemmän likööreitä.”. Tässä, kuten työelämässäkin, hoidettiin oiretta eikä syytä.
• Organisaatio on systeemi. Systeemi koostuu palasista, jotka eivät yksinään tee mitään järkevää mutta yhdessä tekevät. Esimerkiksi käsi on tärkeä ihmiselle, mutta irti leikattu käsi ei kykene tekemään mitään ilman isäntäänsä.
• Organisaatioissa usein oletetaan, että niistä tulee hyviä silloin kun osaset (HR, myynti, asiakaspalvelu) optimoidaan. Tällainen osaoptimointi ei kuitenkaan yleensä optimoi systeemiä eikä paranna systeemin tuottavuutta.
• Ajattele organisaatiotasi asiakkaasi näkökulmasta.
• Systeemiajattelu auttaa löytämään vipuvartta
• Pete Drucker: Culture eats strategy for breakfast. Sami Honkonen: System eats culture for lunch.
• Ajattele aina miten saat yrityksen kaikki henkilöt puhaltamaan yhteen hiileen.
• #1 visualisoi
  • Tietotyö on abstraktia. Tee työstä näkyvää. Esim IT-tuen kaveri teki niin että, joka kerta kun hän sai työpyynnön hän puhalsi ilmapallon toimistonsa lattialle. Kun yksi työ valmistui, hän puhkaisi yhden palloista. Näin myös hänen kollegansa näkevät kuinka kiireinen hän milloinkin on.
  • Reaktorissa on taulu jossa on post-it lapuilla merkitty työvaiheet ja työtehtävät: yksinkertaisimmillaan ”jonossa”, ”työn alla”, ”valmis”.
  • On aivan eri asia siirtää fyysisiä post-it lappuja kun merkata exceliin jotain tehdyksi.
• #2 Rajoita työn määrää
  • Littlen laki: läpimenoaika = asioita työn alla / tekemisnopeus. Nopeuttaaksesi voit joko pienentää osoittajaa tai kasvattaa nimittäjää.
  • Asiakas saa nopeammin työnsä valmiiksi jos teet yhtä projektia kerrallaan. Lisäksi voit oppia tästä jotain jonka avulla parannat seuraavaa projektia.
  • Tee yksi asia loppuun ennen kuin aloitat seuraavan.
  • Uuden aloittaminen on aina mukavaa, koska saamme pienen dopaaminipurskauksen aivoissamme joka tuottaa hyvänolontunteen.
• #3 keskity työn sujuvuuteen (älä yritä pitää kaikkia kiireisenä)
  • Älä katso suutaria, vaan tarkastele kenkäparia. Ei haittaa vaikka suutari ei olisi koko ajan kiireinen. Unohda siis käyttöaste. Tietotyössä tulos ei parane jos kaikki ovat koko ajan kiireisenä (toisin kuin tehdastyössä)

Frank Kohl-Boas

• Larry Pages 10x concept ”Create products and services that are 10 times better than the competition”.
• Employees want: Purpose, Autonomy, Mastery (see Dan Pink’s book: Drive).
• Company has to have: mission, transparency, voice/engagement.
• Employees should be: motivated (want to do), capable (able to do), enabled (allowed to do).
• At Google recruitment is the most important process.
• Interviewers are carefully selected. A-interviewer recruits A employees. B-interviewer recruits C employees
• Don’t motivate your employees, but make sure your employees don’t get demotivated.
• ”Do cool things that matter.”
• Take a different perspective: Cost or investment? Leisure zone or innovation? Conference room or creative space?
• ”It’s all about conversations.”
• At Google they don’t say ”I think” or ”I believe”, instead ”data says”. This democratizes the organization.
• If you give people freedom, they will amaze you.
• Do people work if they are not in the office? The question is that do they work because they are in an office?
• In a complex world, sometimes rules make you comfortable. However we try to avoid rules as much as possible.
• Everyone has ideas (not only managers or R&D people).
• Why couldn’t we conduct one hiring process in a single work day?
• In Germany, people have a tendency to say ”Yes, but”. In the US, they say ”Yes, and”. This is a good approach because it builds on ideas.
• Peer to peer reward & recognition.
• Advisors and mentors.
• G2G: teach, share, learn.
• Diversity & inclusion: one a year diversity TGIF.
• Google SERVE: matching funds for charity.
• Identity building: employees are called Googlers.
• If you want something new, start with a pilot. People usually commit better to pilots.
• Google changes their employer perks monthly so that people will not get used to them and start taking them for granted.

Esa Saarinen

• Negatiivisten asioiden painottaminen oli meille hyödyllistä eloonjäämisen kannalta.
• Hoidetaanko työterveyttä vai työsairautta?
• Kiinnostus on työelämän väärinymmärretyimpiä työkaluja.
• Kuinka saisimme hohdon takaisin syviin ja merkityksellisiin asioihin?