Viisas pääsee vähemmällä

Image courtesy of adamr / FreeDigitalPhotos.net

Tuleeko mieleesi joka päivä kymmeniä asioita, ideoita ja dokumentteja, jotka olisi syytä tallettaa myöhempään käyttöön? Useimpina päivinä minulle ainakin tulee. Koska näiden pitäminen muistissa on mahdotonta (ja ainakin minulle jopa yrittäminen on tuskallista), olen kokeillut kymmeniä tapoja tehdä tehokkaasti muistiinpanoja, mutta useimmat näistä ovat osoittautuneet liian työläiksi tai muulla tavoin toimimattomaksi.

Toistaiseksi tehokkain ratkaisu jonka olen löytänyt, on käyttää kamerakännykkääni dokumentoimaan kaikkea, mitä haluan muistaa tai tallentaa myöhempää käyttöä varten! Itse käytän iPhonea, jonka kamera on riittävän tarkka ja nopea toimiakseen nopeana ja tarkkana ”skannerina”. Käytän puhelintani päivittäin tähän tarkoitukseen, esimerkiksi seuraavien asioiden muistamiseen ja tallentamiseen:

• Kun käyn konferensseissa, tapaan usein kymmeniä uusia ihmisiä parin päivän sisällä ja kerään heidän käyntikorttinsa. Kuvaan jokaisen käyntikortin, meilaan ne itselleni puhelimestani ja heitän käyntikortit pois.
• Teen kaikki kululaskuni niin, että otan välittömästi kuvan lounaskuiteista, taksikuiteista, lentolippujen kannoista, hotellilaskuista, matkalipuista ja meilaan ne itselleni puhelimestani kululaskutusta varten.
• Kirjoitan muistiinpanoja käsin mielenkiintoisessa seminaarissa. Otan joka sivusta valokuvan, meilaan ne itselleni puhelimestani ja heitän paperit välittömästi pois tämän jälkeen.
• Olen aivoriihessä tai muussa kokouksessa, jossa ideoidaan tussitaululle. Otan näistä kuvan ja lähetän ne kaikille osallistujille.
• Tallennan autoni matkamittarin lukemat ajopäiväkirjaani varten. Otan siis auton mittaristosta kuvan ennen matkalle lähtöä ja heti kun saavun lopulliseen määränpäähän ja käytän näitä kuvia myöhemmin ajopäiväkirjani täyttämiseen.
• Näen lentokentällä kiinnostavan kirjan, jonka haluan ostaa myöhemmin verkkokaupasta. Otan tästä kuvan ja kotiin päästyäni ostan kirjan verkosta tai laitan sen ostoslistalleni.

Toinen etu tästä tavasta on se, että se mahdollistaa todellisen paperittoman toimiston! Käykö sinullekin niin, että vuosien varrella kertyneet luento- ja seminaarimuistiinpanot, raportit ja muut vastaavat hyödyllistä tietoa sisältävät paperit lojuvat kirjahyllysi kansioissa pölyttymässä? Itse en ainakaan juuri koskaan palaa näihin papereihin, joten ne ovat käytännössä hyödyttömiä tilasyöppöjä ja pölypesiä. Sen sijaan, kun olen alkanut muuttaa esimerkiksi koulutuksissa tekemiäni muistiinpanoja sähköisiksi kamerakännykkäni avulla ja siirtänyt ne kovalevylleni, olen palannut niihin huomattavasti useammin. Lisäksi kovalevy on aika paljon pienempi ja tehokkaampi kapistus kuin kirjahylly.

Huomaa, että kuvien ottaminen ei sovellu ajastettujen tehtävien (esimerkiksi puhelinsoittojen ja palaverien) muistamiseen. Näihin suosittelen käyttämään kalenteriohjelmaa ja esittelenkin oman, hyväksi havaitsemani systeemin tässä kirjoituksessani.

Käytätkö sinä kamerakännykkääsi tallentamaan asioita, joita näet ja haluat muistaa tai tallentaa?