Image courtesy of nokhoog_buchachon / FreeDigitalPhotos.net
Oletko huomannut koskaan, että ajautuneesi ”sähköpostichattiin”, jossa käytännössä siis keskustelet jonkun kanssa kysymys-vastaus-tyyliin lähettämällä sähköposteja edestakaisin? Tämä on todella hidasta ja tehotonta, erityisesti jos jompikumpi lukee sähköpostejaan harvoin (mitä ehdottomasti suosittelen jokaiselle).
Kun minä huomaan ajautuvani tähän tilanteeseen, puran sen useimmiten soittamalla keskustelukumppanilleni, näin katkaisten sähköpostichat-kierteen. Sähköposti ei ole reaaliaikainen viestin, eikä sitä pidä käyttää sellaisena. Sen lisäksi että voit katkaista sähköpostichat-kierteen puhelinsoitolla, voit myös välttää tämän kierteen syntymisen käyttämällä sähköposteissasi ennakoivia ehdollisia lauseita.
Ennakoivalla ehdollisella lauseella tarkoitan rakennetta, jossa pyritään antamaan toimenpide-ehdotus kaikkiin ennakoitaviin tilanteisiin. Toisin sanoen siis, pyrit vastaamaan vastaanottajan mahdollisiin kysymyksiin, ennen kuin hän ehtii kysyä niitä sinulta sähköpostivastauksessaan.
Esimerkiksi, kun lähetät asiakkaalle sopimuksen, jonka uskot olevan enää asiakkaan allekirjoitusta vailla, saatat kirjoittaa tällaisen viestin:
Ohessa on sopimuksemme viimeisin versio. Onko tämä teidän puolelta ok ja valmis allekirjoitettavaksi?
Todennäköisesti asiakas vastaa tähän joko ”on ok, mihin lähetämme allekirjoitetut sopimuspaperit?” tai ”parista kohdasta pitää vielä keskustella, milloin voisimme puhua puhelimessa?” Ja näin olet ajautunut sähköpostichatin kurimukseen.
Entä jos lähettäisit sopimuksen mukana tällaisen viestin?
Ohessa on sopimuksemme viimeisin versio. Mikäli tämä on puolestanne ok, voitte lähettää allekirjoitetut sopimuspaperit minulle osoitteeseen X. Jos haluatte vielä keskustella joistain kohdista, ehdottaisitteko 2-3 mahdollista aikaa jolloin voisimme keskustella näistä puhelimitse.
Arvaat varmaan itsekin, kumpi tapa on tehokkaampi ja vähentää saamasi sähköpostin määrää (johon usein joudut myös vastaamaan).
Millaisia keinoja sinä käytät vähentääksesi sähköpostin määrää?
Viisas pääsee vähemmällä 
Ihmiset saavat suuren määrän maileja päivässä. Tämän viestimassan käsittelyyn kuluu valtavasti aikaa. Se tuhoaa tuottavuutta työpaikalla ja vie työntekijöiden vapaa-aikaa iltaisiin. Tästä tulvasta vain kymmenen prosenttia on tärkeitä viestejä.
Modernin yrityksen pitää tänä päivänä kieltää sisäisten sähköpostien lähetys.
Sisäinen viestintä tulee hoitaa reaaliaikaisella online chatillä. Nämä chat lokit toki tallennetaan backup servereille päivän päätteeksi.
Ulkopuolelta tulevien sähköpostien lukemista ja niihin vastaamista on toki jatkettava niinkuin aikaisemmin. Perinteistä mailipalvelua pitäisi käyttää vain yrityksen ulkoiseen vietintään.