Tässä kirjoituksessa kuvaan helpon tavan päättää missä viesintätilanteissa kannattaa käyttää sähköpostia, pikaviestiä, puhelinta tai (etä)kokousta. Lue loppuun
Tagged with sähköposti …
Onko sinun vaikea keskittyä työpäiviesi aikana? Näillä kolmella keinolla pystyt tukahduttamaan tärkeiden töidesi tärvääjät.
Tässä kirjoituksessa kuvaan kolme yksinkertaista keinoa vähentää työpäiviesi turhia keskeyttäjiä. Lue loppuun
Miksi työpäivää ei kannata aloittaa sähköpostilla
Mikä on ensimmäinen asia, jonka teet kun aloitat työpäiväsi? Jos olet kuten 90% suomalaisista, syöksyt ensimmäisenä lukemaan saapuneita sähköpostejasi. Tämä on kuitenkin erittäin huono tapa, josta kannattaa opetella pois kolmesta syystä. Menetät hallinnan työajastasi Mitä tapahtuu, kun avaat sähköpostisi? Syöksyt heti reaktiiviseen mielentilaan, eli alat reagoimaan siihen mitä sähköposteissa sinulta kysytään, pyydetään tai vaaditaan. Käytännössä … Lue loppuun
Inbox zero – näin se onnistuu
Monta sähköpostiviestiä sinulla on Saapuneet-kansiossasi (Inbox)? Tutkimusten mukaan todennäköisesti useita tuhansia. Sähköpostien säilyttäminen Saapuneet-kansiossa haaskaa aikaasi ja stressaa sinua (ainakin) kolmesta syystä: Luet Saapuneet-kansiossa olevan viestin usein monta kertaa ennen kuin (vihdoinkin) päätät tehdä kyseiselle viestille jotain. Eikö olisi tehokkaampaa lukea jokainen viesti vain kerran ja tehdä sen vaatima toimenpide heti? Useimmat näistä viesteistä ovat … Lue loppuun
Lopeta sähköpostin lukeminen näin – 5 tuhoisaa sähköpostitapaa
Sähköposti on yksi nykyaikaisen työelämän merkittävimmistä aikasyöpöistä joka tutkimusten mukaan vie keskimäärin 3 tuntia jokaisesta työpäivästämme. Usein sähköposti myös keskeyttää muita töitämme kymmeniä kertoja päivässä, hämärtää työn ja vapaa-ajan rajaa sekä aiheuttaa stressiä. Mikäli haluat vähentää sähköpostiin käyttämääsi aikaa, välttää keskeytyksiä ja vähentää stressiä, lopeta nämä viisi yleistä ja erittäin huonoa tapaa käyttää sähköpostia: 1. … Lue loppuun
Kuinka vältät sähköpostin aiheuttamia keskeytyksiä
Jopa kolmasosa työajastasi saattaa kulua erilaisten keskeytysten aiheuttamaan tyhjäkäyntiin. Sähköpostiohjelmasi on yksi yleisimmistä työn keskeyttäjistä. Tee siis näin, jos haluat välttää sähköpostin aiheuttamat keskeytykset. Poista kaikki ilmoitukset Sähköpostia ei kannata käyttää reaaliaikaisena viestimenä, sillä se on sellaisena hyvin tehoton. Mielestäni sähköposti on tarkoitettu korvaamaan kirjepostia, ei puhelinta. Päätä siis itse, milloin haluat lukea sähköpostisi sen … Lue loppuun
Kuinka tyhjennät sähköpostisi ja pidät Saapuneet-kansiosi tyhjänä
Monta sähköpostiviestiä sinulla on Saapuneet/Inbox-kansiossasi? Useimpien toimistotyöläisten vastaus on muutamien kymmenien ja parin sadan viestin välillä. Haluaisitko tyhjentää nämä viestit ja kyetä ylläpitämään tyhjää Saapuneet-kansiota? Tässä kirjoituksessa kuvaan vinkit, joilla onnistut! Sähköpostien säilyttäminen Saapuneet-kansiossa haaskaa aikaasi ja stressaa sinua monesta syystä: Luet Saapuneet-kansiossa olevan viestin usein monta kertaa ennen kuin (vihdoinkin) päätät tehdä kyseiselle viestille jotain. Eikö … Lue loppuun
Ryöstetäänkö sinua joka päivä?
Tuntuuko sinusta usein siltä, että olet koko ajan todella kiireinen, mutta samalla myös siltä, ettet saa juuri mitään aikaan? Tämä voi johtua siitä, että annat muiden ihmisten ryöstää suurimman osan työajastasi, koska reagoit heidän pyyntöihinsä sen sijaan, että tekisit suunnitelmallisesti itsesi kannalta tärkeimpiä töitä. Tarkoitan tällä sitä, että kulutat suuren osan päivästäsi vastailemalla sinulle lähetettyihin … Lue loppuun
Näin poistat keskeytykset työpäivistäsi
Kuulostaako seuraava tutulta? Olet keskittynyt vaativaan kirjoitus- tai suunnittelutyöhön ja työ luistaa kuin rasvattu – tunnet olevasi todellisessa flow-tilassa… kunnes työsi ja keskittymisesi rikkoo jokin ulkoinen keskeytys (esim. sähköposti, chat-viesti, puhelin tai työtilaasi astuva työkaveri). Käsittelet keskeytyksen ja yrität uudelleen palauttaa luovan ja tehokkaan flow-tilasi. Useimmiten menetät tässä huomattavasti enemmän aikaa kuin keskeytyksen käsittelyyn kuluvan … Lue loppuun
Yksinkertainen tapa vähentää sähköpostin määrää
Oletko huomannut koskaan, että ajautuneesi ”sähköpostichattiin”, jossa käytännössä siis keskustelet jonkun kanssa kysymys-vastaus-tyyliin lähettämällä sähköposteja edestakaisin? Tämä on todella hidasta ja tehotonta, erityisesti jos jompikumpi lukee sähköpostejaan harvoin (mitä ehdottomasti suosittelen jokaiselle). Kun minä huomaan ajautuvani tähän tilanteeseen, puran sen useimmiten soittamalla keskustelukumppanilleni, näin katkaisten sähköpostichat-kierteen. Sähköposti ei ole reaaliaikainen viestin, eikä sitä pidä käyttää … Lue loppuun
Viisas pääsee vähemmällä 