Viisas pääsee vähemmällä

Image courtesy of iprostocks / FreeDigitalPhotos.net

Mikä on ensimmäinen asia, jonka teet kun aloitat työpäiväsi? Jos olet kuten 90% suomalaisista, syöksyt ensimmäisenä lukemaan saapuneita sähköpostejasi. Tämä on kuitenkin erittäin huono tapa, josta kannattaa opetella pois kolmesta syystä.

Menetät hallinnan työajastasi

Mitä tapahtuu, kun avaat sähköpostisi? Syöksyt heti reaktiiviseen mielentilaan, eli alat reagoimaan siihen mitä sähköposteissa sinulta kysytään, pyydetään tai vaaditaan. Käytännössä siis luovutat hallinnan työaikasi käytöstä niille ihmisille, jotka ovat lähettäneet sinulle sähköpostia. Tämä johtaa usein siihen, että vietät päiväsi ”sammutellen tulipaloja” ilman, että sinulla on itselläsi juurikaan sananvaltaa siihen, kuinka työpäiväsi käytät. Tämä hallinnan tunteen puute on yksi merkittävimpiä työstressin lähteitä ja työhyvinvointia alentavia tekijöitä.

Määrität työpäiväsi kulun väärin

Päivän aloitustavalla on suuri merkitys, sillä se määrittää pitkälti kuinka tulet viettämään kyseisen päivän. Kuten vanha sananparikin toteaa se, millä jalalla nouset sängystä ylös määrittää pitkälti päivän kulkua. Tämä pätee myös työpäiviin: jos aloitat päiväsi reaktiivisessa mielentilassa, tulet olemaan ison osan kyseisestä päivästä reaktiivisessa mielentilassa jossa hallinta ajastasi ja huomiostasi on muilla.

Haaskaat tehokkaimmat työtuntisi

Vireystilamme, mielialamme sekä tahdonvoimamme vaihtelevat päivän mittaan ja tällä on suuri vaikutus työtehoomme. Useimmat meistä ovat parhaimmillaan aamupäivän tunteina, jonka vuoksi tämä aika kannattaisi käyttää tärkeimpien ja vaikeimpien töiden tekemiseen. Sähköpostin käsittely on harvalle meistä kumpaakaan näistä.

Älä siis haaskaa parhaita työtunteja sähköpostiin, ellei se ole sinun tärkein työtehtäväsi. Sen sijaan, kokeile tätä menetelmää sähköpostisi käsittelyyn.

Mitä kannattaa tehdä sen sijaan?

Entä jos aloittaisitkin päiväsi päättämällä, mitkä ovat tämän päivän tärkeimmät työtehtävät? Aloita sähköpostin sijaan jokainen työpäiväsi viiden minuutin päiväsuunnittelulla: katso kalenteriasi ja tehtävälistaasi ja mieti mitä sinun pitää tehdä tänään, missä sinun pitää olla, ketä pitää tavata ja mitä olet luvannut hoitaa.

Tämä yksinkertainen tapa virittää aivosi proaktiiviseen mielentilaan, jossa itse päätät mikä on tärkeää ja miten käytät tänään aikasi. Proaktiivinen mielentila auttaa sinua keskittymään olennaiseen sekä lisää työtyytyväisyyttäsi, koska se lisää oman ajanhallintasi ja itsemääräämisoikeuden tunnetta.

Lisäksi aloittamalla päiväsi proaktiivisessa mielentilassa, tulet olemaan tässä mielentilassa huomattavasti suuremman osan päivästä verrattuna siihen, että aloittaisit päiväsi lukemalla sähköpostisi. Tämän seurauksena työpäivän jälkeen sinulla on todennäköisemmin tunne siitä, että sait tärkeitä asioita aikaan sen sijaan, että olet juossut tulipaloja sammuttelemassa ja ollut muiden ihmisten sätkynukkena koko päivän. Tämä vaikutus on useimmille yllättävän voimakas. Kokeile, jos et usko!

Itse pyrin noudattamaan samaa ohjenuoraa kuin Tim Ferris ” Whenever possible, do not check email for the first hour or two of the day.”. Sen sijaan tämä aika kannattaa käyttää tärkeimpien, ikävimpien ja vaikeimpien tehtävien tekemiseen. Sähköposti on odottanut koko yön ja se voi hyvin odottaa vielä tunnin tai kaksi lisää.

Tässä, kuten muissakin ohjenuorissa on tärkeää muistaa jousto. Ohjenuorat eivät ole tarkoitettu ehdottomiksi. Jos seuraat hyvää ohjenuoraa 80 prosenttia ajastasi, niin teet jo merkittävää edistystä oikeaan suuntaan ja samalla säiltytät riittävän joustavuuden yllättäviä asioita varten. Minullakin on välillä päiviä, jolloin syystä tai toisesta joudun aloittamaan tarkistamalla sähköpostini ja se on mielestäni täysin hyväksyttävää.

Käytännön vinkki

Mikäli haluat kokeilla päivän aloittamista kalenterisuunnittelulla, suosittelen sinulle seuraavaa menetelmää. Jos esimerkiksi aloitat työpäiväsi yleensä kello 8, niin aseta toistuva kalenterimerkintä ”Tee päiväsuunnitelma” joka arkipäivälle kello 7:30. Näin se on ensimmäinen asia, jonka näet kun avaat tietokoneesi ja muistat tehdä suunnittelun, sen sijaan että vanhan tottumuksesi mukaisesti syöksyisit sähköpostiisi.

Usein uusien tapojen opettelu kaatuu siihen, että yksinkertaisesti unohdat toistaa uutta asiaa tarpeeksi kauan, jotta siitä muodostuisi tapa. Tämä yksinkertainen apukeino varmistaa, että muistat toistaa riittävän kauan ja onnistut muuntamaan päätöksesi kestäväksi tavaksi.