Image courtesy of patrisyu / FreeDigitalPhotos.net
Tämän viikon tehokkuusvinkki auttaa sinua saamaan huomattavasti enemmän aikaan sekä samalla vähentämään kiireen ja stressin tunnetta. Tämä onnistuu, kun muutat sähköisen kalenterisi henkilökohtaiseksi assistentiksi.
Kokemukseni mukaan useimmat ihmiset käyttävät sähköistä kalenteriaan vain tapaamisten merkitsemiseen ja useimpien kalenterissa onkin vain kahdenlaisia merkintöjä: palaveri tai tyhjää (ja pahimmillaan kaleteri on täynnä palavereja).
Itse käytän kalenteriani kaiken ajankäyttöni suunnitteluun ja olen huomannut, että tämä auttaa minua:
- Muistamaan kaikki tärkeät tehtäväni
- Varaamaan sopivan määrän aikaa kullekin tehtävälle
- Tekemään tehtävät ajallaan
- Välttämään keskeytyksiä
- Vähentää työaikani ”ryöstämistä”
- Vähentämään stressiä, koska voin luottaa siihen että kalenterini ”kertoo” minulle, mitä minun pitää tehdä milloinkin. Tavallaan kalenterini onkin virtuaalinen henkilökohtainen avustajani.
Laitan tapaamisten lisäksi kalenteriini myös kaikki tehtäväni ja varaan niille aina kuhunkin tehtävään kuluvan ajan. Näin kalenterini toimii samalla tehtävälistanani kaikille sellaisille tehtäville, jotka on syytä tehdä tiettynä aikana tai tiettyyn aikaan mennessä. Osa kalenteriini lisäämistä tehtävistä on ainutkertaisia ja osa toistuvia.
Työkalenterissani on muun muassa seuraavanlaisia toistuvia merkintöjä:
- Suunnittele tämä työpäivä (joka arkipäivä klo 8:30-8:35)
- Käsittele sähköpostit (joka arkipäivä klo 10:30-11:00 ja 14:30-15:00)
- Käy läpi aktiiviset asiakkuudet (joka tiistai ja torstai klo 9:30-10:30)
- Suunnittele seuraava työviikko (joka perjantai klo 14:00-14:15)
Ainutkertaisia kalenterimerkintöjä ovat esimerkiksi
- Soita asiakkaalle A (kesto yleensä 15 minuuttia)
- Matkusta tilaisuuteen B (kesto vaihtelee)
- Työmatka kohteseen C (kesto vaihtelee)
- Tapaaminen D (kesto yleensä 15-90 minuuttia)
- Valmistaudu tapaamiseen D (kesto yleensä 15 minuuttia)
- Kirjoita yhteenveto tapaamisesta D (kesto yleensä 15 minuuttia)
- Lue raportti E (kesto vaihtelee)
- Kirjoita tarjous/raportti F (kesto vaihtelee)
- Tee PowerPoint-esitys G (kesto vaihtelee)
Muista kuitenkin hyödyntäessäsi kalenteriasi työsi suunnittelun, että aivot toimivat kuten lihakset: ne tarvitsevat säännöllisiä lepotaukoja pystyäkseen huippusuorituksiin. Älä siis ahda kalenteriasi täyteen, vaan muista jättää joka päivään muutamia aukkoja.
Kuuntele aiheesta podcast-muodossa tästä linkistä. Lisää Sampon tehokkuusvinkkejä kuulet joka maanantai kello 9 Korppilan Pursiseurassa Radio NRJ:ltä osiossa “Tehokkuustohtori Sampo Sammaliston viikon tehokkuusvinkki”.
Viisas pääsee vähemmällä 