Image courtesy of Stuart Miles / FreeDigitalPhotos.net
Jopa kolmasosa työajastasi saattaa kulua erilaisten keskeytysten aiheuttamaan tyhjäkäyntiin. Sähköpostiohjelmasi on yksi yleisimmistä työn keskeyttäjistä. Tee siis näin, jos haluat välttää sähköpostin aiheuttamat keskeytykset.
Poista kaikki ilmoitukset
Sähköpostia ei kannata käyttää reaaliaikaisena viestimenä, sillä se on sellaisena hyvin tehoton. Mielestäni sähköposti on tarkoitettu korvaamaan kirjepostia, ei puhelinta.
Päätä siis itse, milloin haluat lukea sähköpostisi sen sijaan että luet viestit heti kun ohjelma ilmoittaa sinulle uusista saapuneista viesteistä. Parhaiten tämä onnistuu, kun poistat kaikki ilmoitukset saapuvista viesteistä (äänet, ponnahdusikkunat ja kuvakkeet) sekä tietokoneelta että älypuhelimesta.
Ajasta ja niputa
Useimmille ajatustyöläisille riittää, jos he lukevat sähköpostinsa 1-3 kertaa arkipäivisin keskitetysti. Jos saat esimerkiksi 60 sähköpostiviestiä päivässä, säästät todella paljon aikaa lukemalla ne kahdessa noin 30 viestin erässä sen sijaan että käsittelisit jokaisen heti kun ne saapuvat. Lisäksi suoriudut muista töistäsi huomattavasti nopeammin, koska ne eivät keskeydy sähköpostin takia.
Suosittelen, että ajastat kalenteriisi ”sähköpostiajat” esimerkiksi kello 10 ja kello 15 (lue tästä miksi aamua ei kannata aloittaa sähköpostilla). Pidä muulloin sähköpostia yhteydettömässä tilassa (offline). Kun kalenterisi ilmoittaa, että on aika lukea sähköpostit, käsittele kaikki saapuneet viestit ja aseta ohjelma jälleen yhteydettömään tilaan. Lue tästä kuinka voit asettaa Outlookin offline-tilaan.
Kuuntele lisää tästä aiheesta podcast-muodossa tästä. Lisää Sampon tehokkuusvinkkejä kuulet joka maanantai kello 9 Korppilan Pursiseurassa Radio NRJ:ltä osiossa “Tehokkuustohtori Sampo Sammaliston viikon tehokkuusvinkki”.
Viisas pääsee vähemmällä 