Miksi en käytä enää to do-listaa

To-do lista by nuttakit

Image courtesy of nuttakit / FreeDigitalPhotos.net

To do-lista eli tehtävälista on varmasti yksi vanhimmista tehokkuustekniikoista ja useimmilla meistä on jonkinlainen to do-lista käytössä. Itse käytin paperista tehtävälistaa monta vuotta lisätäkseni työtehoani, mutta viimeisen parin vuoden aikana olen luopunut tehtävälistan käytöstä kokonaan. Olen nimittäin löytänyt paremman keinon muistaa tärkeät tehtävät, vähentää ajatuskuormaani ja stressiä sekä saada enemmän aikaan.

Jossain vaiheessa huomasin, että tyhjensin tehtävälistaani kahdella tavalla. Jos minulla oli luppoaikaa, saatoin kääntyä tehtävälistani puoleen ja tehdä sieltä tehtäviä tärkeys- tai mielekkyysjärjestyksessä. Toisinaan taas tein niin, että kävin läpi tehtävälistaani ja varasin kunkin tehtävän tekemiseen aikaa kalenteristani.

Jälkimmäinen näistä tavoista avasi silmäni sille, että itse asiassa tehtävien ajastaminen sähköiseen kalenteriin on huomattavasti parempi keino kuin tehtävien kerääminen tehtävälistaani ja tähän on viisi perustetta:

1. Helpotan työaikani suunnittelua ja seurantaa

Kun siirrän tehtävän tehtävälistasta kalenteriini, se muuttuu heti paljon konkreettisemmiksi, koska joudun miettimään ja päättämään:

  • Milloin teen kyseisen tehtävän?
  • Kuinka paljon sen tekemiseen kuluu aikaa?
  • Milloin minulla on aikaa tehdä kyseinen tehtävä?

Lisäksi kalenteristani minun on helppo analysoida jälkikäteen, mihin olen aikaani käyttänyt.

2. Vähennän stressiä

Ajastamalla tehtävän kalenteriini, voin heittää sen huoletta mielestäni ja sillä kalenterimuistutus pitää huolen siitä, että en unohda tehtävää. Näin käytän kalenteriani vähentämään työmuistini kuormitusta ja lisäämään hallinnan tunnetta. Molemmat näistä ovat tärkeitä stressinvähennyskeinoja sillä nimenomaan työmuistin liiallinen kuormittuminen ja hallinnan tunteen puute on merkittävimpiä työperäisen stressin lähteitä.

3. Varmistan, että tehtävät tulevat tehtyä ajallaan

Kun siirrän tehtävän tehtävälistaltani kalenteriini, pitää kalenterin muistutustoiminto huolen siitä, että aloitan tehtävän ajallaan. Tämä vähentää työtaakkaani huomattavasti, sillä pitkän tehtävälistan hallinnointi muodostuu helposti omaksi työtehtäväkseen. Huomasin nimittäin tehtävälistaa käyttäessäni, että kävin sitä usein läpi monta kertaa päivässä tarkistaakseni ”tarvitseeko jokin tehtävä aloittaa heti.” Kalenterin kanssa tätä ei tarvitse tehdä.

4. Helpotan työtehtävieni priorisointia

Usein tehtävälistassani tehtävät olivat sikin sokin, koska lisäilin niitä sitä mukaan, kun ne juolahtivat mieleeni. Kalenterissa työtehtävät on helppo priorisoida suoritusajankohtien avulla (kiireellisemmät ensin).

5.  Saan enemmän aikaan

Kun laitan työtehtävän kalenteriini, nostaa se todennäköisyyttä sille, että tosiaan saan tuon tehtävän tehtyä. Mielestäni tämä johtuu siitä, että laittamalla tehtävän kalenteriini, olen tehnyt itselleni lupauksen että aion hoitaa kyseisen tehtävän. Tehtävälistalle laittaminen taas tarkoittaa usein minulle sitä, että ”teen tuon sitten kun minulla on aikaa”.

Mitä olen oppinut kalenterisuunnittelusta

Kalenteriin ajastaminen on myös oma taitonsa, joka kehittyy harjoittelun avulla. Olen itse huomannut, että mitä enemmän suunnittelen asioita kalenteriin, sitä paremmin osaan arvioida erilaisiin tehtäviin kuluvan ajan sekä sen, kuinka paljon kalenteriin pitää jättää tilaa yllättäviä asioita, paikasta toiseen siirtymisiä ja taukoja varten.

On myös tärkeää pitää suunnittelussa järki ja armollisuus mukana. Suunnitelmiaan pitää kyetä muuttamaan tarvittaessa, muuten kalenterisuunnittelu saattaa ruveta ahdistamaan. Vaikka suunnitelmat muuttuisivat, on suunnitteleminen aina järkevämpää kuin suunnittelematta jättäminen. Itse arvioin, että päiväsuunnitelmastani noin 20 prosenttia muuttuu joka päivä, ja se on mielestäni täysin hyväksyttävää.

Suosittelen myös pohtimaan mihin kellonaikaan ja viikonpäivään eri tehtävät luonnistuvat parhaiten. Esimerkiksi tärkeät, vaikeat tai epämiellyttävät tehtävät kannattaa usein tehdä aamupäivällä. Rutiininomaisemmat tehtävät, kuten sähköpostin käsittely puolestaan kannattaa tehdä usein vasta tärkeimpien töiden jälkeen.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s