Viisas pääsee vähemmällä

Image courtesy of Freedigitalphotos.net / Stuart Miles

Tuntuuko sinusta usein siltä, että päiväsi kuluvat tulipaloja sammutellessa? Huomaatko, että päivän päätteeksi olet aivan loppu ja silti sinusta tuntuu, että et ole saanut oikeastaan mitään järkevää aikaa?

Jos vastasit kyllä, niin todennäköisesti käytät liikaa aikaa kiireellisiin asioihin ja liian vähän tärkeisiin asioihin.

Mikä on kiireellistä ja mikä on tärkeää?

Kiireelliset asiat vaativat välitöntä huomioitamme ja ne ovat usein reagointia pyyntöihin, kysymyksiin tai vaatimuksiin. Tärkeät asiat puolestaan ovat niitä jotka ovat pitkän tähtäimen tavoitteidemme ja elämänarvojemme mukaisia ja vievät meitä elämässä siihen suuntaan johon pyrimme.

Pystymme yleensä erittäin nopeasti tunnistamaan kuinka kiireellinen tai tärkeä joki asia on, jos vain hetkeksi pysähdymme tätä miettimään. Arjen kiireessä valitettavasti juuri tämä jää helposti tekemättä ja säntäilemme päättömästi kiireellisten asioiden perässä, samalla kun tärkeämmät asiat seisovat ja kasaantuvat. Valitettavasti myös nykyteknologiat kuten sähköposti, pikaviestimet (instant messenger), älypuhelimet, Facebook, Twitter lietsovat tätä kiireen kulttuuria.

Eisenhowerin päätösmatriisi

Presidentti Eisenhowerin kerrotaan lausahtaneen: ”Mikä on tärkeää on harvemmin kiireellistä ja mikä on kiireellistä on harvemmin tärkeää.” Hänen kerrotaankin käyttäneen tätä periaatetta menestyksekkään uransa johtoajatuksena.

Tietokirjailija Stephen Covey havainnollisti tämän periaatteen menestyskirjassaan The 7 Habits of Highly Effective People: Powerful Lessons in Personal Change luomalla nelikentän nimeltä Eisenhowerin päätösmatriisi. Matriisissa on kaksi akselia: ensimmäinen määrittää asioiden kiireellisyyttä ja toinen tärkeyttä. Näin muodostuu nelikenttä, jonka neljä kvadranttia ovat:

• Kiireellinen ja tärkeä (1. kvadrantti)
• Ei-kiireellinen ja tärkeä (2. kvadrantti)
• Kiireellinen ja ei-tärkeä (3. kvadrantti)
• Ei-kiireellinen ja ei-tärkeä (4. kvadrantti)

1. kvadrantti eli ”kiireellinen ja tärkeä”

Nämä asiat vaativat välitöntä huomioitasi sekä auttavat sinua myös saavuttamaan pitkän tähtäimen tavoitteitasi ja sinulle tärkeimpiä asioita.

Usein nämä ovat erilaisia kriisejä ja yllättäviä ongelmia. Näiden kiireellisyys johtuu usein siitä, että ne ovat yllättäviä ja suunnittelemattomia. Usein näihin kuluvaa aikaa voi vähentää ennakkovarautumisella ja luomalla esimerkiksi toimintaohjeita, muistilistoja ja tarkistuslistoja. Ikäviä yllätyksiä voi usein myös ennaltaehkäistä luomalla säännöllisiä tarkistuspisteitä, varmuuskopioita ja huoltotoimenpiteitä.

Esimerkkejä näistä asioista ovat esimerkiksi:

• Auto, puhelin tai tietokone hajoaa
• Tärkeän työ- tai opiskelutehtävän määräaika lähestyy
• Yrityksesi kassa on tyhjillään
• Asiakas reklamoi tuotteesta tai palvelusta
• Sinulta pyydetään tarjousta
• Tuotantolinja hajoaa

2. kvadrantti eli ”ei-kiireellinen ja tärkeä”

Näillä aktiviteeteillä ei yleensä ole varsinaista määräaikaa, mutta ne ovat tärkeitä koska ne auttavat sinua saavuttamaan työ- ja yksityiselämäsi tavoitteita sekä vahvistavat tärkeitä ihmissuhteitasi, osaamistasi ja hyvinvointiasi.

Tämä on se kvadrantti, jonka tehtäviin sinun kannattaa käyttää mahdollisimman paljon aikaa, sillä nämä asiat lisäävät onnellisuuttasi, edistävät terveyttäsi, parantavat hyvinvointiasi, lisäävät tietojasi, vahvistavat ihmissuhteistasi, kehittävät osaamistasi ja edistävät uraasi.

Tällaisia aktiviteetteja ovat esimerkiksi

• Päivä- ja viikkosuunnitelmien tekeminen (työ ja vapaa-aika)
• Pitkän tähtäimen suunnittelu (työ ja vapaa-aika)
• Tuotteiden, palvelujen ja toimintatapojen kehittäminen
• Liikunnan harrastaminen
• Muut harrastukset
• Lomailu
• Ajan viettäminen läheistesi kanssa
• Hyvän kirjallisuuden lukeminen
• Opiskelu
• Hyväntekeväisyys ja vapaaehtoistyö
• Talouden suunnittelu
• Kodin, auton ja tietokoneen huoltaminen

Tämän kategorian asioille kannattaa järjestää aikaa kalenteriinsa ja pitää huoli, että ne tulevat toteutettua. Valitettavan usein nimittäin nämä asiat jäävät ”kiireellisten” asioiden jalkoihin ja ne muodostuvat niin sanotuiksi ikuisuusprojekteiksi

3. kvadrantti eli ”kiireellinen ja ei-tärkeä”

Useimmat näistä asioista ovat keskeytyksiä, jotka eivät edistä sinun tavoitteitasi tai hyvinvointiasi. Tällaisia ovat esimerkiksi:

• Sähköpostit
• Facebook, Twitter ja muut sosiaaliset mediat
• Pikaviestimet
• Puhelut ja tekstiviestit
• Kollegoiden keskeytykset

Nämä asiat saattavat syödä valtaosan työajastasi ja niiden houkutukseen on helppo langeta, koska saat niistä usein pienen aikaansaamisen tunteen (esimerkiksi sähköpostiin vastaamisesta). Tämä on kuitenkin sudenkuoppa, sillä nämä eivät yleensä tosiasiassa auta sinua saavuttamaan tavoitteita. Usein ne auttavatkin lähinnä pyynnön esittäjää, ei pyynnön toteuttajaa. Käyttämällä päiväsi näihin tehtäviin tulet varmasti tuntemaan itsesi kiireiseksi, mutta samalla saatat tuntea että et saa juuri mitään oikeasti aikaan.

Pääsääntöisesti näihin kuluvaa aikaa ja muita rajallisia resursseja kannattaa vähentää kieltäytymällä, delegoimalla sekä poistamalla työpäivien ei-toivottuja keskeytyksiä. Jos haluat säästää aikaa ja rauhoittaa työaikaasi, suosittelen myös keskittämään sähköpostien käsittelyn ja sosiaalisen median seuraamisen.

4. kvadrantti eli ”ei-kiireellinen ja ei-tärkeä”

Tähän kategoriaan kuuluvia asioita kannattaa pääsääntöisesti vähentää. Ne ovat usein vain ajan tappamista ja aiheuttavat henkistä tylsistymistä. Tällaisia ovat esimerkiksi:

• Liiallinen television katselu
• Päämäärätön nettiselailu
• Jatkuva sosiaalisten medioiden seuraaminen
• Päivittäinen videopelien pelaaminen
• Turha kaupoissa kiertely

Mielestäni näitä ei tarvitse kokonaan lopettaa, sillä kohtuullisissa määrin ne voivat olla rentouttavia ja iloa tuottavia aktiviteetteja. Elämäntilanteesta riippuen kohtuullinen määrä tähän kategoriaan kulutettuun aikaan saattaa olla esimerkiksi 1-2 tuntia päivässä.

Yhteenveto

• Kiireellinen ja tärkeä. Tee heti. Kun olet tehnyt tällaisen tehtävän, mieti miten voisit tehdä vastaavat tehtävät nopeammin tulevaisuudessa.
• Ei-kiireellinen ja tärkeä. Käytä näihin asioihin niin paljon aikaa kuin mahdollista.
• Kiireellinen ja ei-tärkeä. Hoidan nämä mahdollisimman nopeasti ja vähällä vaivalla. Pyri minimoimaan näitä paljon vähentämällä keskeyttäjiä, delegoimalla tehtäviä ja kieltäytymällä sinulle esitetyistä pyynnöistä.
• Ei-kiireellinen ja ei-tärkeä. Käytä näihin toimiin korkeintaan 1-2 tuntia päivässä.

Tiedätkö sinä mihin käytät aikasi?

Oletko koskaan pysähtynyt ajattelemaan, mihin aikasi kuluu ja teetkö tarpeeksi sinulle tärkeitä asioita?  Tein sinulle helppokäyttöisen Eisenhower-matriisityökalun, jolla voit selvittää itsellesi nämä asiat alle 30 minuutissa. Suosittelen sinua tulostamaan tämän työkalun ja täyttämään sen tämän rauhallisessa paikassa käyttäen lyijykynää ja pyyhekumia. Myös oma kalenterisi on hyvä apu tässä harjoituksessa.

Takaan, että tätä työkalua hyödyntämällä voit parantaa ajanhallintataitojasi sekä vähentää päivittäistä kiireen ja stressin tunnetta. Lisäksi tulet huomaamaan, että edistyt kaikilla elämänaloilla huomattavasti aiempaa paremmin.

Jos pidit tästä kirjoituksesta, jaa se ystävillesi alla olevien jakonappien avulla.

P.S. Mikäli omistat iPhonen tai iPadin, voit kokeilla myös tätä mainioita Eisenhower-matriisisovellusta.