Image courtesy of David Castillo Dominici / FreeDigitalPhotos.net
Tiedätkö mitä yhteistä on kirurgeilla, lentokapteeneilla, rakennusjohtajilla, keittiömestareilla ja menestyvillä sijoittajilla?
He kaikki käyttävät työssään tarkistuslistoja välttääkseen virheitä.
Yhdysvaltalainen kirurgi Atul Gawande kertoo bestseller-kirjassaan Checklist Manifesto – How to Get Things Right, kuinka hän löysi tarkistuslistoja kaikkialta mistä etsi, kehittäessään Maailman terveysjärjestölle WHO:lle turvallisen kirurgian tarkistuslistan.
Tarkistuslistat ovat hyödyllisiä työkaluja, sillä meillä kaikilla on inhimillisiä rajoitteita, joiden takia teemme virheitä monimutkaisissa tehtävissä. Välillä yksinkertaisesti unohdamme tehdä jonkin työvaiheen. Joskus taas jokin ulkoinen tekijä rikkoo keskittymisemme ja hyppäämme huomaamattamme jonkin työvaiheen yli. Silloin tällöin saatamme jopa tietoisesti laiskuuden tai kiireen tekosyyllä jättää jonkin työvaiheen tekemättä.
Tarkistuslistat auttavat meitä siis varmistamaan, että olemme tehneet kaikki tarvittavat työvaiheet ja tekevät näin työstämme laadukkaampaa ja toistettavampaa. Tutkimuksessaan Gawande myös huomasi, että erityisesti tiimityössä tarkistuslistat lisäsivät huomattavasti tiimin jäsenten keskinäistä kommunikaatiota, joka poikkeuksetta paransi työn laatua.
Gawanden kirja on täynnä hyviä esimerkkejä ja mainioita tarinoita tarkistuslistojen hyödyllisyydestä sekä lisäksi kuvaa millaisia ovat hyvät tarkistuslistat. Hänen mukaansa hyvät tarkistuslistat luonteeltaan:
- Tarkkoja (precice)
- Ytimekkäitä (to the point)
- Helppokäyttöisiä vaikeissakin tilanteissa (easy to use)
- Muistuttavat vain tärkeimmistä työvaiheista (reminders for the most critical steps)
- Käytännöllisiä (practical)
Rakenteeltaan ja ulkoasultaan hyvä tarkistuslista:
- Sisältää 5-7 kohtaa (tämä tosin voi vaihdella riippuen tehtävän ja kestosta)
- Mahtuu yhdelle sivulle
- On kieleltään yksinkertaista ja tarkkaa
- On ulkoasultaan siisti ja helppolukuinen
- On testattu ja tarkennettu oikeassa käytössä (ensimmäiset versiot eivät ikinä ole täydellisiä). Muista myös lisätä versionumero ja julkaisupäivämäärä jokaiseen versioon.
Tarkistuslistojen on siis tarkoitus helpottaa ja nopeuttaa niitä käyttävien ammattilaisten työtä, ei toimia tyhjentävänä ohjekirjana noviiseille. Tarkistuslista ei lisää (tai vähennä) kenenkään taitoja, ainoastaan mahdollistaa systemaattisen työtavan, joka on nopeampi, varmempi ja tasalaatuisempi.
Henkilökohtainen lempikohtani Gawanden kirjassa on liitteenä löytyvä ”Tarkistuslistojen tarkistuslista” (kuvassa alla), joka auttaa tarkistuslistojen suunnittelussa, luonnostelussa ja testaamisessa (validoinnissa).
Atul Gawanden ”Tarkistuslistojen tarkistuslista”
Joko sinä käytät tarkistuslistoja työssäsi? Jos et, niin kannattaisiko?
P.S. Liity tuhansien lukijoidemme joukkoon seuraamalla tätä blogia Facebookissa, Twitterissä, Sähköpostilla tai RSS-syötteellä.
Viisas pääsee vähemmällä 