Viisas pääsee vähemmällä

Image courtesy of nenetus at FreeDigitalPhotos.net

Tutkimusten mukaan ajatustyöläiset viettävät jopa kolmanneksen työajastaan kokouksissa ja palavereissa, mutta noin niihin käytetystä ajasta koetaan ajanhaaskaukseksi. Toisin sanoen, lähes yksi kokonainen työpäivä haaskaantuu turhissa palavereissa joka viikko.

Miksi asia on näin? Yleisimpiä syitä tähän ajanhaaskaukseen on, että palaverit ovat huonosti valmisteltuja, kestoltaan liian pitkiä ja paikalla on liikaa ihmisiä.

Usein ihmiset haluaisivat mieluummin tehdä oikeita töitä palavereissa istumisen sijaan, mutta eivät uskalla jäädä pois, koska pelkäävät menettävänsä jotain tärkeää ja jäävänsä porukan ulkopuolelle.

Palaverit ovat usein kuitenkin tärkeitä työkaluja, sillä niissä tehdään päätöksiä, ideoidaan uutta ja lisätään työyhteisön yhteenkuuluvuuden tunnetta.

Mielestäni palavereista ei kannata luopua, mutta niiden määrää voi olla syytä vähentää, kestoa lyhentää ja laatua parantaa.

Tätä tarkoitusta varten olen kehittänyt seuraavan ”hyvän palaverin tarkistuslistan”, jonka avulla jokainen voi järjestää vaivattomasti laadukkaita palavereita, joilla saavutetaan halutut tulokset mahdollisimman lyhyessä ajassa.

Tarvitaanko palaveria?

• Voiko asiaa hoitaa muilla tavoilla, esimerkiksi parilla puhelulla, tiedostonjaolla tai huolellisesti kirjoitetulla sähköpostilla? Jos jollain muulla tavalla saadaan riittävän hyvä lopputulos, älä pidä palaveria lainkaan.

Ennen palaveria

• Mieti ketä tarvitset paikalle. Harkitse tarkasti ketkä ovat pakolliset osallistujat ja ketkä ovat tervetulleita halutessaan. Ilmaise tämä myös kalenterikutsussa käyttäen kalenteriohjelman pakollinen ja valinnainen-merkintöjä (Outlookissa ”Required” ja ”Optional attendee”.
• Kirjoita asialista kalenterikutsuun ennen lähettämistä. Käytä täysiä lauseita ja kirjoita myös henkilön nimi, joka valmistelee ja/tai esittää asian. Merkitse kuhunkin asialistan kohtaan asian käsittelyyn käytettävä enimmäisaika minuutteina. Määritä palaverin kesto laskemalla yhteen kunkin asialistan kohdan kestot.
• Päätä kuka tekee palaverista muistiinpanot ja miten ne jaetaan muille osallistujille. Muista, että sama henkilö ei kykene yhtäaikaisesti vetämään palaveria ja tekemään perusteellisia muistiinpanoja.
• Varaa tarvittava palaveritila ja lisää se kalenterikutsuun.
• Tilaa mahdolliset palaveritarjoilut.
• Lisää kalenterikutsuun mahdollinen ennakkomateriaali.

Palaverissa

• Saavu itse paikalle hyvissä ajoin varmistamaan, että tekniikka toimii ja mahdolliset etäosallistujat pääsevät linjoille ajoissa.
• Aloita palaveri kertomalla mikä on palaverin tavoite, eli mitä pitäisi olla ideoituna, päätettynä tai vastuutettuna palaverin päätyttyä. Näin varmistat, että jokainen osallistuja ymmärtää heti ensi minuutista lähtien, mitä palaverissa on tarkoitus saada aikaan.
• Pyri varmistamaan, että jokainen osallistuja saisi sanottua jotain heti alussa. Hyviä keinoja on esimerkiksi esittelykierros (jos kaikki eivät tunne toisiaan) tai tutussa porukassa esimerkiksi mitä mukavaa itse kukin teki viime viikonloppuna. Jälkimmäinen keino on erittäin suositeltavaa, sillä tutkimusten mukaan tämä edistää ihmisten tutustumista sekä sitä kautta tiimin yhteistyötä.
• Varmista, että aikataulussa pysytään seuraamalla, ettei asialistan kohtien enimmäiskesto ylity.
• Kertaa kaikkien kuullen kirjatut päätökset ja sovitut jatkotoimenpiteet. Jatkotoimenpiteet tulee olla aina muodossa ”kuka tekee, mitä tekee ja mihin mennessä”. Mikäli tehtävään tarvitaan porukka, päätä kuka on projektipäällikkö joka vastaa siitä, että homma tulee hoidettua.
• Mikäli on tarve kokoontua samalla porukalla uudestaan, sopikaa seuraava ajankohta palaverissa. Tämä on ylivoimaisesti tehokkain tapa löytää yhteinen, kaikille sopiva ajankohta.

Palaverin jälkeen

• Kirjoita yhteenveto tehdyistä päätöksistä sekä vastuutuista toimenpiteistä ja toimita ne osallistujille joko sähköpostilla, pilvipalvelulla tai muulla käytössä olevalla järjestelmällä.
• Aikatauluta palaverissa saamasi tehtävät kalenteriisi.