Image courtesy of noomhh / FreeDigitalPhotos.net
Monille sähköposti on välttämätön työväline, mutta usein se on myös karmea aikasyöppö ja ”oikeiden töiden” keskeyttäjä. Tiedäthän sen tunteen, kun ajatuksesi katkeaa kymmeniä kertoja päivässä sähköpostiohjelman ilmoitukseen saapuneesta postista. Todella ärsyttävää ja tehotonta! Monien tutkimusten mukaan jopa lähes kolmasosa tietotyöläisen työajasta menee hukkaan meilin ja muiden keskeytysten vuoksi. Käytännössähän tämä tarkoittaa 2-3 tuntia menetettyä työaikaa päivässä!
Itse saan noin 50-80 sähköpostiviestiä päivässä ja ennen minulla saattoi kulua tuntikausia päivässä näiden käsittelyyn. Kunnes opin käyttämään sähköpostia oikein. Tässä kirjoituksessa esittelen kuinka minä säästän yli 10 tuntia joka työviikko, pelkästään sähköpostin oikealla käytöllä.
Älä koskaan aloita päivääsi lukemalla sähköpostejasi. Aloita mielummin työpäiväsi avaamalla kalenterisi tai tehtävälistasi ja ala tekemään päivän tehtäviä tärkeysjärjestyksessä. Siirry sähköpostiin vasta silloin, kun on sille varaamasi päivittäinen aika. Sähköpostin syövereihin on helppo eksyä ja saatat huomata että onkin jo lounasaika, etkä ole saanut vielä päivän tehtävälistalta mitään tehtyä. Sen sijaan aloittamalla tehtävälistastasi, saat työpäivän ensimmäisten tuntien aikana jo paljon tehtyä. Tämä sääntö pätee myös Facebookiin, blogeihin ja uutissivustoihin.
Ota pois automaattinen sähköpostien lähetys- ja vastaanottotoiminto. Sähköposti ei ole reaaliaikainen viestin, joten älä käytä sitä sellaisena. Mikään sähköposti ei ole niin kiireellinen, että sinun kannattaisi keskeyttää käsillä oleva tehtävääsi. Mikäli jollain on oikeasti kiire tavoittaa sinut, hän kyllä soittaa (jos ei soita, niin asia ei tainnutkaan olla niin kiireellinen kuin hän ajatteli painaessaan ”lähetä”-nappia). Pelkästään tämä vinkki saattaa säästää sinulta kaksi tuntia päivässä, koska et joudu käyttämään aikaa etsiäksesi uudelleen ajatusta joka katkesi saapuneen sähköpostin takia.
Lue sähköpostisi korkeintaan kaksi kertaa päivässä. Itse luen uudet saapuneet sähköpostini useimmiten kello 11 ja klo 15 riippuen kyseisen päivän aikatauluistani. Lisäksi teen sen niin, että varaan kalenteristani puolen tunnin ajan tätä varten (klo 11 ja klo 15). Tässä tavassa on kaksi etua. Ensinnäkin säästän aikaa, kun luen useamman sähköpostin yhdellä kerralla (On huomattavasti tehokkaampaa lukea 20 sähköpostiviestiä yhdeltä istumalta, kuin lukea samat 20 viestiä viestit yksi kerrallaan 10 minuutin välein – kokeile vaikka). Toiseksi näin keskityn sataprosenttisesti sähköpostiin silloin, kun on sille varattu aika ja muihin tehtäviin sataprosenttisesti muina aikoina, ilman että sähköposti keskeyttää työtäni.
Käsittele jokainen sähköposti vain kerran. Kun alat lukemaan sähköpostejasi, tee se niin että lue viesti ja käsittele se välittömästi (vastaa, välitä, siirrä asianmukaiseen kansioon ja/tai poista). Älä tee sitä virhettä, että silmäilet sähköpostia jättäen sen Inboxiin ajatellen että ”hoidan tuon myöhemmin”. Käsittele jokainen meili kerralla loppuun ja poista se Inboxista (joko roskakoriin ja asianmukaiseen kansioon). Bonuksena saat näin tyhjän Inboxin (sen jälkeen tietty kun olet tehnyt inboxin siivoustalkoot ja siirryt tähän järjestelmään).
Millä keinoilla sinä selviät päivittäisestä meilitulvastasi?
Viisas pääsee vähemmällä 
Liittyen tuohon automaattiseen sähköpostien vastaanotto-/lähetystoimintoon olen samaa mieltä. Olen tehnyt myös niin, että olen jonkun aikaa offline (ei verkossa) ja töitä saa aikaiseksi, kun notificationit saapuneesta mailista ei kiinnitä huomiota. Eikä tule oltua Facebookissa tai muussa online-sovelluksessakaan koko aikaa 🙂
Kuulostavat hyviltä työtavoilta! Olen itse asettanut Outlookin oletusarvoisesti offline-tilaan ja asetan sen online-tilaan vain siksi aikaa, että uudet saapuneet viestit latautuvat koneelleni (silloin kun haluan tarkistaa sähköpostini, yleensä klo 11 ja klo 15) jonka jälkeen asetan Outlookin takaisin offline-tilaan ja jatkan työskentelyä.
Miten tätä tulisi käsitellä jos sähköposti on pääasiallinen työn väline, kuten meillä jälkimarkkinointiosastolla? Reklamaatiot ja kysymykset tulevat sen kautta ja usein odotetaan välitöntä reagointia. Taitaa olla sidosryhmille ja toisille kulttuureille kova paikka jos ei saakkaan huomiota välittömästi. Toki olen itse ottanut huomautukset pois päältä.
Työtehtävästä riippuen toki sähköpostien vasteaikaa on mietittävä omaan tilanteeseen sopivaksi. Asiantuntijatehtävissä usein kahdesti päivässä tuo riittävän nopean vasteajan, niin että muut työt eivät keskeydy sähköpostin takia. Asiakaspalvelutehtävissä tilanne voi olla erilainen ja esimerkiksi neljästi päivässä voi olla tarpeen.
Mikäli viesteihin todella pitää vastata erittäin nopeasti, esim. minuuttien sisällä, suosittelisin että ”asiakaspalveluvuoro” kiertäisi tiimissä, siten että kukin olisi vuorollaan esim. puolipäivää ”täysipäiväisenä” sähköpostiasiakaspalvelijana. Kuulostaisiko tämä mahdolliselta ratkaisulta?
Jos haluat sparrata tätä haastetta enemmän, voit olla minuun yhteydessä myös sähköpostitse tai puhelimitse 🙂
Great read thank yyou