Miksi kalenteriohjelma on tärkein työvälineesi

Muutama vuosi sitten opin yksinkertaisen tavan organisoida ja tehostaa työtäni, joka samalla vähensi työstä aiheutuvaa stressiäni todella paljon. Se tapa oli: ”Laita kaikki tehtävät sähköiseen kalenteriisi” (Itse käytän sähköisenä kalenterina Outlookia, joka on synkattu myös iPadiini). Kuten monet asiat elämässä, tapa on todella helppo ja yksinkertainen, mutta sen vaikutus arkeen on todella suuri!

Tehtävillä tarkoitan käytännössä kaikkea muuta suunniteltua toimintaa paitsi palavereita ja kokouksia. Tehtäviä ovat esimerkiksi seuraavat:

  • Soita henkilölle A asiasta B
  • Lue tarjous/artikkeli/kirjoitus C
  • Kirjoita tarjous/artikkeli/kirjoitus D
  • Ilmoittaudu tilaisuuteen E
  • Käy läpi lista F
  • Lue sähköpostit (lue tästä kuinka sähköpostin lukeminen kannattaa tehdä tehokkaasti)

Monet ihmiset käyttävät erilaisia tehtälistoja ja muistilappuja, jotta he muistavat tehdä kaiken tarvittavan. Siirtämällä nämä tehtävät tehtävälistoista ja muistilapuilta sähköiseen kalenterisi saavutat viisi kriittistä etua:

  • Muistat tehdä kyseisen tehtävän miettimättä sitä aktiivisesti tai silmäilemällä pöydälläsi lepäävää tehtävälistaasi vartin välein.
  • Varaat itsellesi keskeytyksetöntä aikaa kalenteristasi tehtävän tekemiseen.
  • Kollegasi eivät voi varata sinulle palavereja, jotka siirtäisivät tehtävän suorittamista.
  • Kalenteriohjelmasi muistutukset pitävät huolen, että teet tehtävät ajallaan.
  • Pystyt keskittymään paremmin käsillä oleviin tehtäviin ja tapaamisiin, koska et joudu pitämään aktiivisesti mielessäsi ”henkistä tehtävälistaa” – juuri tämä vähentää stressiä todella paljon!

Miten sinä pidät huolen siitä, että muistat ja ehdit tehdä kaikki tehtäväsi ajallaan?

2 thoughts on “Miksi kalenteriohjelma on tärkein työvälineesi

  1. Hyviä pointteja. Etenkin suunnittelutyössä keskeisin onnistumisen edellytys on hyvän flow’n ylläpitäminen.

    Jos kalenterin pystyy jumppaamaan sellaiseen kuntoon, että pienet silput voi siivota ’hallinnollisille’ -päiville ja pyhittää tietyt päivät tai edes puolikkaat puhtaasti työn edistämiselle, on tehokkuus ihan eri luokkaa.

    Sitten kun kalenteri on kunnossa, yksi näppärä työkalu, jota itse olen käyttänyt – tai keskittymishäiriösenä valitsen käyttää:
    1. Tee nämä
    2. Älä tee näitä – don’t procrastinate 🙂

    Ensimmäinen lista on mahdollisimman konkreettisia puuhapisteitä ja toinen lista on läppärin/monitorin reunassa oleva lista omista pakokeinoista ’älä roiku facebookissa’ tai ’älä lähde kahviautomaatille, kun olet pyörittämässä lukuja excelissä’.

    Etenkin somen vaikutusta oman työpäivän tehokkuuteen kannattaa funtsia:
    http://www.redeapp.com/index.php/red-e-app-blog/entry/mashable-feature-the-social-media-monster-is-alive

    Onneksi näitäkin voi nykyään näppärästi hallita esim. Stayfocusd -pluginilla, joka pistää kylmästi fb:n, twitterin, hesarin tms. saitin kiinni, kun palvelulle annettu aikaraja on täynnä. Jos kuulostaa tarpeelliselta, niin täältä voi käydä tsekkaamassa:
    http://download.cnet.com/StayFocusd/3000-33362_4-75219653.html

    • Olen täysin samaa mieltä! Juuri noiden ”silppujen” kasaaminen ja keskittäminen yhteen ajankohtaan (ns. batch processiing) säästä todella paljon aikaa. Tämä johtuu paljolti siistä, että se vähentää aikaa joka aivoilta kestää uuden tehtävän aloittamiseen. Tämän huomaa hyvin esimerkiksi kun luet keskittyneesti raporttia ja havahdut meiliohjelman kilahdukseen, luet meilin ja palaat lukemaan. Tiedäthän sen tunteen, kun ajattelet ”missäs kohdassa minä nyt olinkaan”. Juuri tämän takia suosittelenkin lukemaan sähköpostit korkeintaan kahdesti päivässä sille varattuna 20-40 minuutin aikajaksona, jonka varaat sähköisestä kalenteristasi. Lisää aiheesta tässä kirjoituksessani.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s