Muutama vuosi sitten opin yksinkertaisen tavan organisoida ja tehostaa työtäni, joka samalla vähensi työstä aiheutuvaa stressiäni todella paljon. Se tapa oli: ”Laita kaikki tehtävät sähköiseen kalenteriisi” (Itse käytän sähköisenä kalenterina Outlookia, joka on synkattu myös iPadiini). Kuten monet asiat elämässä, tapa on todella helppo ja yksinkertainen, mutta sen vaikutus arkeen on todella suuri!
Tehtävillä tarkoitan käytännössä kaikkea muuta suunniteltua toimintaa paitsi palavereita ja kokouksia. Tehtäviä ovat esimerkiksi seuraavat:
- Soita henkilölle A asiasta B
- Lue tarjous/artikkeli/kirjoitus C
- Kirjoita tarjous/artikkeli/kirjoitus D
- Ilmoittaudu tilaisuuteen E
- Käy läpi lista F
- Lue sähköpostit (lue tästä kuinka sähköpostin lukeminen kannattaa tehdä tehokkaasti)
Monet ihmiset käyttävät erilaisia tehtälistoja ja muistilappuja, jotta he muistavat tehdä kaiken tarvittavan. Siirtämällä nämä tehtävät tehtävälistoista ja muistilapuilta sähköiseen kalenterisi saavutat viisi kriittistä etua:
- Muistat tehdä kyseisen tehtävän miettimättä sitä aktiivisesti tai silmäilemällä pöydälläsi lepäävää tehtävälistaasi vartin välein.
- Varaat itsellesi keskeytyksetöntä aikaa kalenteristasi tehtävän tekemiseen.
- Kollegasi eivät voi varata sinulle palavereja, jotka siirtäisivät tehtävän suorittamista.
- Kalenteriohjelmasi muistutukset pitävät huolen, että teet tehtävät ajallaan.
- Pystyt keskittymään paremmin käsillä oleviin tehtäviin ja tapaamisiin, koska et joudu pitämään aktiivisesti mielessäsi ”henkistä tehtävälistaa” – juuri tämä vähentää stressiä todella paljon!
Miten sinä pidät huolen siitä, että muistat ja ehdit tehdä kaikki tehtäväsi ajallaan?
Viisas pääsee vähemmällä 
Olen täysin samaa mieltä! Juuri noiden ”silppujen” kasaaminen ja keskittäminen yhteen ajankohtaan (ns. batch processiing) säästä todella paljon aikaa. Tämä johtuu paljolti siistä, että se vähentää aikaa joka aivoilta kestää uuden tehtävän aloittamiseen. Tämän huomaa hyvin esimerkiksi kun luet keskittyneesti raporttia ja havahdut meiliohjelman kilahdukseen, luet meilin ja palaat lukemaan. Tiedäthän sen tunteen, kun ajattelet ”missäs kohdassa minä nyt olinkaan”. Juuri tämän takia suosittelenkin lukemaan sähköpostit korkeintaan kahdesti päivässä sille varattuna 20-40 minuutin aikajaksona, jonka varaat sähköisestä kalenteristasi. Lisää aiheesta tässä kirjoituksessani.