Viisas pääsee vähemmällä

Istutko päivät pitkät palavereissa ja kokouksissa, jotka tuntuvat turhilta? Täyttyykö kalenterisi palavereista, joiden takia joudut tekemään varsinaiset työsi iltaisin ja viikonloppuisin? Itse olin usein tässä tilanteessa, kunnes opin kieltäytymään turhista palavereista ja vaatimaan (sekä suunnittelemaan) tehokkaita palavereja, jotka ovat mielekkäitä ja tuottavat oikeita tuloksia. Tässä on neljä vinkkiä, joilla vältän tuntikausia turhissa palavereissa hukkaan heitettyä aikaa joka viikko.

Jokaisella kokouksella tulee selkeä tarkoitus ja etukäteen osanottajille lähetetty asialista. Kuinka usein saat kokouskutsun sähköpostiisi pelkällä epämääräisellä otsikolla, ilman että ymmärrät lainkaan mistä on kyse?

Mikäli kokouksella ei ole selkeää tarkoitusta ja etukäteen lähetettyä kirjallista asialistaa, kuluu kokousaika yleensä epämääräiseen jutusteluun, joka haaskaa kaikkien aikaa (ajattele kuinka paljon yritykselle maksaa kahden tunnin kokous, johon osallistuu viisi kovapalkkaista asiantuntijaa).

Itse harvoin suostun osallistumaan kokoukseen, jonka päämäärää ja asialistaa ei ole ennalta määritelty. Jos taas itse järjestän kokouksen, niin lähetän aina muutamaa päivää etukäteen asialistan, jossa on ne kysymykset joihin kokouksessa tullaan vastaamaan tai ne tehtävät jotka kokouksessa on tarkoitus tehdä (pidän itse ns työkokouksista, joissa tuotetaan konkreettisia tuloksia). Näin kaikki voivat etukäteen päättää, onko kokous heidän kannaltaan hyvin käytettyä aikaa ja tuovatko he itse lisäarvoa kokoukseen.

On myös erittäin suositeltavaa kirjoittaa asialistaan kuinka monta minuuttia kuhunkin asialistan kohtaan on varattu aikaa, jotta aikataulu pitää.

Kokouksen kesto tulee olla mahdollisimman lyhyt. Useimmissa yrityksissä ”oletusarvoinen” palaverin kesto on tunnista kahteen tuntiin. Ja yleensä tämä varattu palaveriaika myös käytetään kokonaan, vaikka väkisin. Käänteisesti, jos palaveriin on varattu vain puoli tuntia, niin jälleen, kuin taianomaisesti, asialista saadaan käytyä läpi tässä ajassa.

Vähennä siis jokaisen järjestämäsi palaverin aikaa puolella – tulet yllättymään tuloksista.

Mieti tarvitseeko tästä edes järjestää kokousta. ”Meidän pitää tehdä/ratkaista/keskustella/päättää asia X.” Useimmiten tässä tilanteessa joku ehdottaa että pidetään tästä palaveri. Miksi? Koska se on monissa organisaatioissa oletusarvoinen toimintamalli.

Kehotan sinua kuitenkin kyseenalaistamaan itsesi joka kerta kun harkitset järjestäväsi palaveria. Voisiko tämän asian järjestää parilla puhelinsoitolla, verkkoäänestyksellä tai sopivalla sähköpostilla? Älä järjestä palaveria ellei se ole paras ja tehokkain tapa saavuttaa tavoitteesi.

Todella pahoja aikasyöppöjä ovat erilaiset viikko- ja kuukausipalaverit – mieti voisitko lakkauttaa tai harventaa näitä. Usein tällaiset palaverit ovat lähinnä tiedonjakamistilaisuuksia, jotka olisi järkevämpi hoitaa sähköisillä järjestelmillä.

Jokaisesta kokouksesta tulee tuottaa yhteenveto. Mikäli kokous ei johda mihinkään konkreettisiin toimenpiteisiin, niin oliko kokous turha? Mielestäni lähes aina vastaus tähän on kyllä.

Kokousissa yleensä päätetään asioista ja jaetaan tehtäviä. Mikäli näitä ei kirjoiteta ylös ja lähetetä kaikille osanottajille, kokouksessa päätetyt asiat jäävät yleensä tekemättä. Tämän takia suosittelen, että jokaisesta kokouksesta kirjoitetaan ainakin muutaman ranskalaisen viivan sisältävä sähköposti, jossa lukee mitä päätettiin, kuka tekee mitäkin, mihin mennessä jne.

Oman kokemukseni mukaan juuri tämä ”follow upin” puute tekee turhaksi hyväksikin koetut kokouksen, koska loppujen lopuksi niissä päätetyt asiat jäävät tekemättä.

Pidetäänkö sinun työpaikallasi turhia kokouksia? Mitkä ovat sinun parhaat kokousvinkkisi?