Viisas pääsee vähemmällä

Image courtesy of FreeDigitalPhotos.net / Flare

Monipaikkaisuus ja etätyö yleistyvät kovaa vauhtia, ja kalentereissamme on tämän vuoksi entistä enemmän Teams-, Skype-, Zoom– ja Slack-etäkokouksia. Tämän vuoksi haluan esitellä tässä kirjoituksessa muutamia hyviä käytäntöjä etäkokouksien sujuvuuden ja tehokkuuden varmistamiseksi.

Ennen etäkokousta – kokouksen kutsuja

1. Mieti ketä tarvitset paikalle. Harkitse tarkasti ketkä ovat pakolliset osallistujat ja ketkä ovat tervetulleita halutessaan. Ilmaise tämä myös kalenterikutsussa käyttäen kalenteriohjelman pakollinen ja valinnainen-merkintöjä (Outlookissa ”Required” ja ”Optional attendee”).
2. Kirjoita asialista kalenterikutsuun ennen lähettämistä. Käytä täysiä lauseita ja kirjoita myös henkilön nimi, joka valmistelee ja/tai esittää asian. Merkitse kuhunkin asialistan kohtaan asian käsittelyyn käytettävä enimmäisaika minuutteina. Määritä palaverin kesto laskemalla yhteen kunkin asialistan kohdan kestot.
3. Päätä kuka tekee palaverista muistiinpanot ja miten ne jaetaan muille osallistujille. Muista, että sama henkilö ei kykene yhtäaikaisesti vetämään palaveria ja tekemään perusteellisia muistiinpanoja.
4. Lisää kalenterikutsuun mahdollinen ennakkomateriaali.
5. Pidä huoli, että etäkokouksen osallistumislinkki on helposti löydettävissä kokouskutsusta ja muista myös soittamalla liittymiseen vaadittava puhelinnumero ja pin-koodi. Mikäli osallistujia on useammasta maasta, huomioi myös mahdolliset alueelliset puhelinnumerot.

Ennen kokousta – kokouksen kutsuja ja osallistujat

1. Hanki laadukkaat mikrofonilliset kuulokkeet. Itse suosin langattomia kuulokkeita, jotka mahdollistavat seisomisen ja kävelyn kokouksen aikana.
2. Pyri varmistamaan, että olet rauhallisessa paikassa, jotta taustamelu ei häiritse muita osallistujia.
3. Hiljennä muut sovellukset ja laitteet, myös puhelimesi.
4. Mikäli esität kalvoja tai muuta materiaalia, avaa nämä tiedostot valmiiksi.

Etäkokouksen alkaessa ja aikana – kokouksen kutsuja, muistiinpanojen kirjoittaja ja osallistujat

1. Pyri osallistumaan etäkokouksiin läppärilläsi ja osallistu puhelimella tai tabletilla vain poikkeustapauksissa. Mikäli osallistut puhelimella, kirjoita kokouksen osallistumistiedot etukäteen paperille (puhelinnumero ja pin-koodi).
2. Pidä huoli, että olet linjoilla viimeistään kokouksen alkaessa, mieluummin pari minuuttia aiemmin.
3. Pidä mikrofoniasi hiljennettynä (mute) aina, kun et itse puhu.
4. Kokouksen kutsuja toimii puheenjohtajana ja jakaa puheenvuorot osallistujille. Jos etäkokouksessa on osallistujia eri organisaatioista, on suositeltavaa että jokaisella organisaatiolla on oma puheenjohtajansa. Etäkokouksissa, joissa on alle neljä osallistujaa, keskustelun voi pitää vapaampana, eikä ole välttämättä tarpeen jakaa puheenvuoroja. On myös suositeltavaa aloittaa kysymykset toivotun vastaajan nimellä, tyylin: ”Eeva, mitä mieltä olet asiasta X..”.
5. Pyydä puheenvuoroa chat-ikkunan kautta. Näin puheenjohtaja osaa jakaa puheenvuorot oikeassa järjestyksessä. Pidä puheenvuorosi lyhyinä ja ytimekkäinä ja muista poistaa mikrofonisi hiljennys ennen puheenvuorosi aloittamista. Hiljennä mikrofonisi välittömästi kun olet puhunut ja ilmaise selkeästi kun lopetat esimerkiksi sanomalla ”Kiitos” ja ”Ei muuta.”. Älä koskaan puhu toisten osallistujien päälle.
6. Mikäli asialistalla on asioita, joissa kaikkien ideat tai mielipiteet on hyvä kuulla, voi puheenjohtaja jakaa puheenvuorot osallistijille esim. aakkosjärjestyksessä (virtuaalisen kierros pöydän ympäri). Myös asialistaan on syytä merkitä ne kohdat, jossa on tarkoitus tehä kierros pöydän ympäri, jotta osallistujat voivat valmistella puheenvuoronsa paremmin.
7. Kokouksen lopuksi muistiinpanojen kirjoittaja kertaa kaikkien kuullen kirjatut päätökset ja sovitut jatkotoimenpiteet. Jatkotoimenpiteet tulee olla aina muodossa ”kuka tekee, mitä tekee ja mihin mennessä”. Mikäli tehtävään tarvitaan porukka, päättäkää kuka on projektipäällikkö joka vastaa siitä, että homma tulee hoidettua. Sopikaa myös mihin mennessä kokouksen muistiinpanot toimitetaan osallistujille.
8. Mikäli on tarve kokoontua samalla porukalla uudestaan, sopikaa seuraava ajankohta etäkokouksen päätteeksi. Tämä on ylivoimaisesti tehokkain tapa löytää yhteinen, kaikille sopiva ajankohta.

Palaverin jälkeen

1. Kirjoita yhteenveto tehdyistä päätöksistä sekä vastuutuista toimenpiteistä ja toimita ne osallistujille joko sähköpostilla, pilvipalvelulla tai muulla käytössä olevalla järjestelmällä.
2. Aikatauluta palaverissa saamasi tehtävät kalenteriisi.

Vielä yksi asia

1. Perehdy käyttämäsi alustan asetuksiin ja säädä ne mieluisiksi. Itse olen esimerkiksi poistanut lähes kaikki ilmoitusäänet ja ponnahdusikkunat Teams-sovelluksestani. Tee Google haku käyttämäsi alustan nimellä, jos et tiedä mistä asetukset löytyvät esim. ”How to change Teams notification settings”.

Unohtuiko jotain? Lisää kommentteihin omat suosituksesi!