Image courtesy of nenetus / FreeDigitalPhotos.net
Lisääntynyt etätyön määrä tuo monia uusia haasteita tiimityöhön. Oman kokemukseni mukaan monet näistä ovat ratkottavissa uusilla työtavoilla ja tähän kirjoitukseen olenkin koonnut parhaita oppimiani käytäntöjä.
Virtuaaliset aamu- tai iltapäiväkahvit
Koska kollegoiden kanssa jutustelu jää helposti vähemmälle, suosittelen järjestämään oman tiimin kesken päivittäiset aamukahvit. Jos esimerkiksi aamun ensimmäiset palaverit alkavat tyypillisesti kello 9, suosittelen että tiiminvetäjä lähettää toistuvan päivittäisen kalenterikutsun virtuaalisille aamukahveille kello 8:30. Tämän tarkoitus on olla täysin epämuodollinen keskusteluhetki, johon osallistuminen on vapaaehtoista. Toinen vaihtoehto on tehdä tämä iltapäivällä esim. klo 14:00-14:30.
WhatsApp-ryhmä kiirellisten pikkuasioiden hoitamiseen
WhatsApp-viestit ovat erinomainen keino tiedonantoihin, sekä yksinkertaisiin kysymyksiin (joihin vastaus on esimerkiksi kyllä tai ei) ja juoksevien asioiden hoitamiseen. Suosittelenkin kokeilemaan WhatsApp-ryhmän perustamista etätiimille. Muista kuitenkin luoda yksinkertaiset pelisäännöt millaista viestintää varten ryhmä on tarkoitettu. WhatsApp-ryhmillä on helposti taipumus muuttua kuormittaviksi, mikäli sitä käytetään tarpeettomien asioiden jakamiseen (ajattele kissavideo).
Muista myös puhelimen käyttö
Puhelin on lyömätön väline monien asioiden hoitamiseen, jotka vaativat ideointia tai ongelmanratkaisua kahden henkilön kesken. Usein viiden minuutin puhelulla on helppo ratkaista asioita, jotka vaatisivat kymmenien pikaviestien tai sähköpostien edestakaista viestinvaihtoa. Muista siis pitää myös lyhyet puhelut viestintärepretuaarissasi, kun työskentelet etätiimin kesken. Pidempiä asioita varten myös 15-30 minuutin kahdenkeskiset puhelinpalaverit ovat myös loistava työkalu.
Virtuaalinen after work
Mikäli työpaikallasi on tapana kokoontua töiden jälkeen, kehotan kokeilemaan virtuaalista after workia esimerkiksi kerran viikossa tai kerran kuukaudessa. Yksi edelläkävijöistä tässä on Helsinkiläinen mainostoimisto Bob the Robot ja sen perustama Digibaari.
Työkalut kuntoon
Pidä huoli siitä, että sinulla on tarpeeksi hyvä työkalut etätyöhön. Tällaisia ovat esimerkiksi langattomat kuulokkeet etäpalavereihin, hyvä työtuoli ja langaton hiiri. Myös langaton näppäimistö, lisänäyttö (esimerkiksi HDMI-liitännällä varustettu telkkari), älypuhelimen skannerisovellus ja langaton tulostin ovat harkitsemisen arvoisia hankintoja.
Tauota ja liiku
Etätöissä päivittäinen jaloittelu ja liikkuminen jäävät helposti todella vähiin. Tämän takia suosittelenkin lämpimästi osallistumaan soveltuvin osin etäkokouksiin myös älypuhelimella käyttäen kuulokkeita. Saman vaikutuksen saat hankkimalla läppäriisi langattomat kuulokkeet. Itse pidän kovasti Applen AirPod-kuulokkeista, joiden liittäminen PC-koneeseen onnistuu näillä ohjeilla. Pyri myös varmistamaan tauot palaverien välillä, esimerkiksi asettamalla kokousten oletuspituudet 60 minuutista 45 minuuttiin ja 30 minuutista 20 minuuttiin. Jos sääntönä lisäksi on, että kokoukset alkavat aina tasa- tai puolitunnein, jää tällä tavoin kokousten väliin aina 10-15 minuuttia hengähdystaukoa.
Millaisia uusia etätyötapoja ja käytäntöjä sinun tiimissäsi on otettu käyttöön? Kommentoi ja jaa!
P.S. Lue tästä myös kirjoitukseni tehokkaiden etäkokousten järjestämisestä.
Viisas pääsee vähemmällä 