Image courtesy of Imagery Majestic / FreeDigitalPhotos.net
Kuinka monta kertaa olet ollut loma- tai työmatkalla ja hotelliin saavuttuasi huomaat, että unohdit jotain todella tärkeää kotiin? Itse olen useasti unohtanut esimerkiksi kännykän, läppärin tai kameran laturin tai jotain muuta välttämätöntä. Pahimmassa tapauksessa olen joutunut ostamaan reissusta tavaroita, millä en kotona tee enää yhtään mitään koska omistan vastaavat jo.
Useista unohduksista viisastuneena ryhdyin tekemään tarkistuslistaa kaikista tavaroista, joita matkoille saattaa tarvita mukaan (olen huomannut että useimmille reissuille tarvitsen täsmälleen samat tavarat mukaan). Tästä tarkistuslistasta on ollut minulle kaksi todella merkittävää hyötyä: muistan pakata mukaan aina kaiken tarpeellisen ja säästän todella paljon aikaa pakatessani, koska minun ei tarvitse miettiä joka kerta mitä tarvitsen mukaan. Lisäksi tarkistuslista vähentää stressiä, koska minun ei tarvitse miettiä että ”muistinkohan nyt ottaa kaiken tärkeän mukaan”.
Oman kokemukseni mukaan monet väheksyvät tarkistuslistojen käyttöä ja uskovat muistavansa kaiken ilmankin tarkistuslistoja. Ehkä jotkut muistavatkin, mutta väitän että useimmat ei. Ainakaan silloin, kun on kyse harvoin toistuvista tehtävistä – tarkoitan siis samaa kaavaa seuraavia tehtäviä, joita toistat harvemmin kuin joka viikko. Tiesitkö että esimerkiksi lentokapteenit käyttävät tarkistuslistoja jokaisella lennolla lentoturvallisuuden varmistamiseksi? Samoin kirurgit käyttävät rutiininomaisesti tarkistuslistoja useimmissa leikkauksissa? Tarkistuslistojen tehokkuudesta on myös tutkimusnäyttöä – esimerkiksi Yhdysvalloissa Don Berwickin ajama ”100K lives”-kamppanja loi yksinkertaisen tarkistuslistan, jonka laskettiin pelastaneen 122,342 amerikkalaisen hengen hoitovirheiltä.
Olen huomannut, että tarkistuslistat vähentävät virheitä ja säästävät aikaani myös seuraavissa toistuvissa tehtävissä:
- Työmatkojen matkajärjestelyissä
- Asiakastilaisuuksien järjestämisessä
- Myyntiesitteiden ja –esitysten laatimisessa
- Tarjousten laatimisessa
- Sisäisten kokousten järjestämisessä
Minä käytän tarkistuslistoja joka päivä, koska he helpottavat elämääni. Mihin sinä käytät tarkistuslistoja?
Viisas pääsee vähemmällä 