Image courtesy of smarnad / FreeDigitalPhotos.net
Kuulostaako seuraava tutulta? Olet keskittynyt vaativaan kirjoitus- tai suunnittelutyöhön ja työ luistaa kuin rasvattu – tunnet olevasi todellisessa flow-tilassa… kunnes työsi ja keskittymisesi rikkoo jokin ulkoinen keskeytys (esim. sähköposti, chat-viesti, puhelin tai työtilaasi astuva työkaveri). Käsittelet keskeytyksen ja yrität uudelleen palauttaa luovan ja tehokkaan flow-tilasi. Useimmiten menetät tässä huomattavasti enemmän aikaa kuin keskeytyksen käsittelyyn kuluvan ajan, sillä tämän katkenneen ajatuksen uudelleen löytäminen saattaa kestää yllättävän kauan. Eikö siis olisi tehokkaampaa pyrkiä välttämään keskeytyksiä, ainakin silloin kun teet luovuutta ja keskittymistä vaativia tehtäviä?
Tutkimusten mukaan keskeytysten vähentäminen on ehkä tärkein keino oman henkilökohtaisen tuottavuutesi parantamiseen, sillä jopa lähes kolmasosa tietotyöläisen työajasta menee hukkaan erilaisten keskeytysten vuoksi. Käytännössähän tämä tarkoittaa 2-3 tuntia menetettyä työaikaa päivässä! Koska minua häiritsee todella paljon ajatus siitä, että hukkaisin näin paljon aikaa, olen kiinnittänyt todella paljon huomiota keskeytysten vähentämiseen ja tässä ovat viisi parasta keinoa, joita itse käytän joka päivä.
Ota pois automaattinen sähköpostien lähetys- ja vastaanottotoiminto. Sähköposti ei ole reaaliaikainen viestin, joten älä käytä sitä sellaisena. Mikään sähköposti ei ole niin kiireellinen, että sinun kannattaisi keskeyttää käsillä oleva tehtäväsi. Mikäli jollain on oikeasti kiire tavoittaa sinut, hän kyllä soittaa (jos ei soita, niin asia ei tainnutkaan olla niin kiireellinen kuin hän ajatteli ”lähetä”-nappia painaessaan). Pelkästään tämä vinkki saattaa säästää sinulta kaksi tuntia päivässä, koska et joudu käyttämään aikaa saapuneen sähköpostin takia katkenneen ajatuksen uudelleen etsimiseen. Täältä voit lukea lisää siitä, miten säästät jopa 10 tuntia viikossa käyttämällä sähköpostia oikein.
Älä tee yli 15 minuutin keskittymistä vaativia tehtäviä omalla työpisteelläsi. Tutkimusten mukaan ajatustyöläiset keskittyvät yhteen tehtävään keskimäärin vain 12 minuuttia ennen kuin siirtyvät toiseen tehtävään joko sisäisen tai ulkoisen keskeytyksen takia. Yleisimpiä ulkoisia työn keskeyttäjiä ovat työkaverisi, jotka tulevat työpisteeseesi tai toimistoosi. Tämän voit estää tehokkaasti tekemällä pitkäaikaisempaa keskittymistä vaativat tehtävät muualla, esimerkiksi kotona, kirjastossa tai kahvilassa. Edistyksellisimmät työpaikat tarjoavat tähän tiloja työpaikalla, kuten kirjastoja ja ”hiljaisia huoneita”.
Laita puhelimesi äänettömälle. Jos teet jotain todella tärkeää, laita puhelimesi äänettömälle. Voit soittaa myöhemmin takaisin kaikille, jotka ovat tavoitelleet sinua. Monille tämä voi tuntua vaikealta, sillä usein kiireelliset asiat hoidetaan puhelimitse. Väitän silti, että useimmat puhelut voivat odottaa tunnin tai kaksi, eikä maailmanloppu tule, jos et ole tavoitettavissa vuorokauden jokainen minuutti. Jos olet eri mieltä, voit testata tätä pitämällä puhelinpäiväkirjaa yhden päivän ajan seuraavasti: kirjaa ylös (paperille tai tietokoneellesi) jokaisesta saamastasi puhelusta a) kellonaika, b) soittaja ja c) aihe ja d) oma arviosi siitä olisiko ollut katastrofaalista, jos et olisi vastannut puheluun heti (vaan soittanut tunnin päästä takaisin). Uskon, että tulet yllättymään tuloksesta!
Varaa tärkeille tehtäville aikaa kalenteristasi. Käykö sinulle usein niin, että päiväsi täyttyy työkaverien ja pomojen palaverikutsuista ja joudut tekemään ”oikeat työsi” iltaisin ja viikonloppuisin? Mikäli työsi ei ole palavereissa istuminen, suosittelen että ”blokkaat” kalenteristasi aikaa niille tehtäville, jotka ovat toimenkuvasi kannalta tärkeimpiä. Näin työkaverit ja pomot eivät voi ”varastaa” työaikaasi (ainakaan kysymättä sinulta). Lue täältä lisää siitä, kuinka voit vähentää turhien palaverien määrää ja käyttää kalenteriasi työpäiviesi proaktiiviseen suunnitteluun (sen sijasta että reaktiivisesti ”sammuttelet tulipaloja” päivät pitkät).
Älä roiku sosiaalisessa mediassa. Sosiaalisiin medioihin (mm. Facebook ja Twitter) pätee sama kuin sähköpostiohjelmaan: jos pidät niitä koko ajan auki, ne keskeyttävät työsi kymmeniä kertoja päivässä. Suosittelen sosiaalisiin medioihin pääsääntöisesti samoja sääntöjä kuin sähköpostin lukemiseen: käy lukemassa uutiset ja päivitykset keskitetysti 1-3 kertaa päivässä sinulle sopivina ajankohtina. Älä kuitenkaan avaa sosiaalista mediaa heti aamusta kun aloitat työpäiväsi, sillä se helposti ”vie mennessään” ja pian huomaat, että olet roikkunut sosiaalisessa mediassa ensimmäisen (ja usein tehokkaimman) tunnin työpäivästäsi.
Millä keinoilla sinä vähennät keskeytyksiä?
Viisas pääsee vähemmällä 