Monta sähköpostiviestiä sinulla on Saapuneet-kansiossasi (Inbox)? Tutkimusten mukaan todennäköisesti useita tuhansia.
Sähköpostien säilyttäminen Saapuneet-kansiossa haaskaa aikaasi ja stressaa sinua (ainakin) kolmesta syystä:
- Luet Saapuneet-kansiossa olevan viestin usein monta kertaa ennen kuin (vihdoinkin) päätät tehdä kyseiselle viestille jotain. Eikö olisi tehokkaampaa lukea jokainen viesti vain kerran ja tehdä sen vaatima toimenpide heti?
- Useimmat näistä viesteistä ovat tekemättömiä tehtäviä, joiden aloittamista olet päättänyt lykätä. Tekemättömillä ja keskeneräisillä tehtävillä on tapana aiheuttaa ihmiselle stressiä ns. Zeigarnikin vaikutuksen takia. Älä käytä Saapuneet-kansiotasi muistuttamassa sinua tekemättömistä tehtävistä – on paljon parempia tapoja pitää huoli siitä että muistat tehdä tärkeät tehtävät ajallaan. Sähköpostien suhteen ”poissa silmistä, poissa mielestä” todella pätee.
- Viestien etsiminen Saapuneet-kansiosta sähköpostiohjelman hakutoiminnolla on yleensä hidasta ja uuvuttavaa. Minulla ainakin kestää usein kauan keksiä oikeat hakusanat, joilla löydän etsimäni viestit. Oman kokemukseni mukaan löydän viestit huomattavasti nopeammin asiayhteyden perusteella sähköpostiohjelmani kansioista.
Saapuneet-kansion pikapuhdistus
Mikäli sinulla on paljon viestejä Saapuneet-kansiossasi, sinun täytyy ensimmäiseksi tyhjentää se seuraavalla pikapuhdistusmenetelmällä:
- Luo uusi kansio ja nimeä se kaavalla ”kuukauden nimi” ja ”vuosiluku”, esimerkiksi ”Joulukuu 2014”
- Siirrä kaikki kahta viikkoa vanhemmat sähköpostit Saapuneet-kansiosta tähän kansioon. Oman kokemukseni mukaan suurin osa tätä vanhemmista viesteistä koskevat asioita, jotka ovat jo ratkenneet tavalla tai toisella. Mikäli kuitenkin sinun pitää palata näihin viesteihin, on sinun helppo löytää ne tästä kansiosta.
- Käsittele kaikki kahta viikkoa tuoreemmat sähköpostit alla kuvatulla kehittämälläni kolmivaiheisella prosessilla.
Kolmivaiheinen prosessi
Kun aloitat lukemaan saapuneita sähköposteja pidä huolta, että sinulla on riittävästi aikaa ja oikea laite käytössäsi. Itse suosittelen välttämään sähköpostin lukemista mobiililaitteista aina kun se on mahdollista.
Aloita uusimmasta viestistä ja tee jokaiselle viestille seuraava kolmivaiheinen prosessi.
Suosittelen aloittamaan uusimmasta siksi, että mikäli olet saanut viestiketjuja, säästät aikaa lukemalla uusimman viestin, joka usein sisältää kaikki ketjun viestit. Joskus viestiketjun asia on jo saattanut ratketa, ja tämän vuoksi uusimman viestin lukeminen voi säästää sinulta aikaa ja vaivaa.
- Lue viesti ajatuksella ja keskity vain tähän viestiin.
- Kun olet lukenut viestin, tee välittömästi jokin seuraavista (tai jokin näiden yhdistelmistä, esim ”vastaa” ja ”arkistoi” tai ”ajasta tehtävä kalenteriin” ja ”poista”):
- Poista heti
- Vastaa (ja mieti tarkkaan kenelle, älä lisää turhia vastaanottajia). Suosittelen laittamaan ”to”-kenttään vain yhden henkilön ja loput ”cc”-kenttään. Jos ”to”-kenttään tulee useampi vastaanottaja, kannattaa viestin tekstissä puhutella vastaanottajia nimellä, jotta he tietävät mikä kohta koskee ketäkin.
- Välitä (jälleen, mieti tarkkaan kenelle)
- Arkistoi oikeaan kansioon. Jos tällaista ei vielä ole, niin luo asianmukainen kansio.
- Jos viesti aiheuttaa jonkin tehtävän yli 5 minuuttia kestävän (esim puhelinsoiton, tarjouksen lähettäminen ym.) merkitse se tehtävälistallesi tai ajasta se kalenteriisi. Älä kuitenkaan ala tekemään tehtävää heti, ettet keskeytä Saapuneet-kansiosi tyhjentämistä. Mikäli tehtävä kestää alle 5 minuuttia, voit tehdä sen heti.
- Poista tai arkistoi viesti (jos et jo tehnyt sitä vaiheessa 2). Luo kansio jos sopivaa kansiota ei ole olemassa tai laita viesti kansioon ”Sekalaiset”.
- Siirry seuraavan viestiin ja toista vaiheet 1-3, kunnes Saapuneet-kansiosi on tyhjä.
Huomaa, että tällä prosessilla jokainen luettu viesti poistuu Saapuneet-kansiosta. Mielestäni Saapuneet-kansio onkin tarkoitettu ainoastaan lukemattomien viestien säilyttämiseen. Kun viesti on luettu, se on syytä siirtää välittömästi pois Saapuneet-kansiosta joko roskakoriin tai johonkin toiseen sähköpostikansioon.
Tällä prosessilla minä ”tapaan” Inbox zeron joka päivä kahdesti. Lue lisää siitä, kuinka sähköpostia kannattaa lukea ja miten sähköpostia ei ainakaan kannata lukea.
Lopuksi vielä tärkeä huomio – jos vain ”nopeasti tarkistat meilisi” mobiililaitteista, tämä kolmivaiheinen prosessi ei toimi koska:
- sinulla ei ole tarpeeksi aikaa käsitellä meilejäsi juuri sillä hetkellä
- näyttö on liian pieni pitkien viestien lukemiseen
- näppäimistö on liian pieni pidempien viestien kirjoittamiseen
- et saa liitetiedostoja auki
- sinulla ei ole omia tiedostojasi mobiililaitteella
- et pääse sähköpostikansioihisi
Yllämainituista syistä siis, kun luet sähköpostejasi mobiililaitteista, et yleensä pysty käsittelemään sähköposteja sataprosenttisesti ja ne jäävät vaivaamaan sinua, kunnes pääset käsittelemään ne läppärilläsi tai pöytäkoneellasi.
Viisas pääsee vähemmällä 