Viisas pääsee vähemmällä

Image courtesy of imagerymajestic / FreeDigitalPhotos.net

Oletko koskaan huomannut, että sinua stressaa jossain takaraivossasi kummittelevat sähköpostiviestit, jotka aiot hoitaa heti kun ehdit? Minä ainakin olen. Minulla kesti yllättävän kauan ymmärtää, minkä takia tämä on stressaavaa ja vielä kauemmin oppia työtavat, miten poistan tämän stressin.

Hoitamattomat sähköpostit aiheuttavat stressiä aivan kuten mikä tahansa muu hoitamaton asia. Useinhan saamasi sähköposti aiheuttaa sinulle jotain työtä tai toimenpiteitä, vähintään esimerkiksi tuohon viestiin vastaamisen. Sähköpostin kohdalla mielestäni tieto lisää tuskaa – jos olet nähnyt jonkun sähköpostin, mutta et ole välittömästi hoitanut sitä (vaan jättänyt sen lojumaan inboxiin) on seurauksena stressiä. Yleensä Inboxissa säilytetyt viestit ovat tavalla tai toisella käsittelemättä (olisiko siis aika järjestää Inboxin siivouspäivä?).

Tässä on kolme sääntöä, joiden avulla minä olen ratkaissut tämän ongelman. Sen lisäksi, että näiden sääntöjen noudattaminen vähentää stressiä, niitä noudattamalla myös vähennät sähköpostiin käyttämääsi aikaa todella paljon (lue lisää sähköpostiin käytetyn ajan vähentämisestä myös täältä)

Älä ”vain nopeasti tarkista sähköpostiasi”. Kuinka usein vain ”käyt vain nopeasti tarkistamassa onko sinulle tullut mitään kiireisiä meilejä”? Mielestäni tämä on todella huono idea kahdesta syystä. Kun vain ”nopeasti tarkistat” sähköpostisi, tarkoittaa se yleensä sitä, että luet otsikot ja ehkä pari tärkeän oloista viestiä. Tämän jälkeen palaat näihin samoihin sähköposteihin uudestaan sitten, kun sinulla on aikaa oikeasti käsitellä ne. Olet siis 1) aiheuttanut itsellesi stressiä (koska tiedät, että sinulle on saapunut meilejä, joita et ole vielä hoitanut) sekä 2) olet tehnyt kaksinkertaista työtä lukemalla saman sähköpostin kahteen kertaan! Tämän takia on paljon tehokkaampaa lukea sähköpostisi vasta silloin, kun sinulla on aikaa käsitellä saapuneet viestit, esimerkiksi kaksi kertaa päivässä sähköpostille varattuna aikanasi. Käsittelyllä tarkoitan sitä, että luettuasi viestin poistat sen, vastaat siihen, välität sen ja/tai arkistoit sen oikeaan kansioonsa. Kun siis luet sähköpostisi, käsittele jokainen saapunut viesti heti.

Älä lue meilejä mobiililaitteista. Lueskeletko meilejäsi älypuhelimellasi tai tabletillasi kokouksissa, busseissa, junissa tai kotona? Suosittelen lopettamaan sen heti! Itse en ole asentanut puhelimeeni sähköpostiohjelmaa, enkä aiokaan. Tähän on kaksi erittäin hyvää syytä. Ensinnäkin, mobiililaitteesta voi hyvin harvoin käsitellä sähköposteja sataprosenttisesti (sieltä puuttuu tiedosto jota tarvitsisit, et pääse kaikkiin meilikansioihisi mobiililaitteella, et saa siirrettyä viestejä oikeisiin kansioihin jne) joten voit vain ”tarkistaa” sähköpostisi, jota en suosittele missään tapauksessa. Toiseksi, sähköpostin ei ole tarkoitus olla reaaliaikainen viestin, joten älä käytä sitä sellaisena. Jos sinulla tai kollegallasi on kiireellistä asiaa, on parempi soittaa tai lähettää tekstiviesti (ja ehkä sen jälkeen meilata jos tarve vaatii). Olen huomannut, että tämä säästää aikaa sekä sinulta, että kollegaltasi. Sähköpostia ei pidä käyttää kiireellisiin asioihin.

Älä lue meilejä iltaisin ennen nukkumaanmenoa tai vapaapäivinä. Oletko koskaan huomannut heränneesi yöllä ajatellen työasioita? Minä olen, monta kertaa. Kunnes ymmärsin, ettei sähköpostiohjelmaa (tai työkonetta) kannata edes avata vapaa-ajalla. Mielestäni juuri sähköposti on pahin työn ja vapaa-ajan hämärtäjä. Suosittelen siis kahta tapaa, 1) lopeta sähköpostien lukeminen vähintään kaksi tuntia ennen nukkuumaan menoa, 2) äläkä avaa sähköpostiasi lainkaan vapaapäivinäsi (esimerkiksi viikonloppuisin).

Koetko sinä itsesi stressaantuneeksi sähköpostin takia?