Kuinka tyhjennät sähköpostisi ja pidät Saapuneet-kansiosi tyhjänä

Inbox

Monta sähköpostiviestiä sinulla on Saapuneet/Inbox-kansiossasi? Useimpien toimistotyöläisten vastaus on muutamien kymmenien ja parin sadan viestin välillä. Haluaisitko tyhjentää nämä viestit ja kyetä ylläpitämään tyhjää Saapuneet-kansiota? Tässä kirjoituksessa kuvaan vinkit, joilla onnistut!

Sähköpostien säilyttäminen Saapuneet-kansiossa haaskaa aikaasi ja stressaa sinua monesta syystä:

Luet Saapuneet-kansiossa olevan viestin usein monta kertaa ennen kuin (vihdoinkin) päätät tehdä kyseiselle viestille jotain. Eikö olisi tehokkaampaa lukea jokainen viesti vain kerran ja tehdä sen vaatima toimenpide heti?

Useimmat näistä viesteistä ovat tekemättömiä tehtäviä, joiden aloittamista olet päättänyt lykätä. Tekemättömillä tehtävillä on tapana aiheuttaa ihmiselle stressiä. Älä käytä Saapuneet-kansiotasi muistuttamassa sinua tekemättömistä tehtävistä – on paljon parempia tapoja pitää tehtävälistaa.

Viestien etsiminen Saapuneet-kansiosta sähköpostiohjelman hakutoiminnolla on hidasta ja uuvuttavaa. On tehokkaampia tapoja löytää säästämäsi viestit kuin makuuttaa niitä Saapuneet-kansiossa.

Aloita siis varaamalla tunti Saapuneet-kansiosi puhdistamiseen (tässä ajassa ehdit todennäköisesti puhdistaa Saapuneet-kansiosi, jos se sisältää alle 200 sähköpostia). Käy läpi jokainen viesti yksi kerrallaan joko uusimmasta vanhempaan tai toisin päin ja tee jokaiselle viestille seuraavaa prosessi:

1. Lue viesti

2. Tee jokin seuraavista toimenpiteistä

  • Poista
  • Arkistoi viesti sopivaan kansioon (jos sopivaa kansiota ei vielä ole, niin luo se ja arkistoi viesti)
  • Vastaa
  • Välitä
  • Jos viesti aiheuttaa jonkin tehtävän (esim. puhelinsoiton, tarjouksen lähettäminen ym.) merkitse se tehtävälistallesi tai ajasta se kalenteriisi (mutta älä ala tekemään sitä heti, ettet keskeytä Saapuneet-kansiosi tyhjentämistä).

3. Tee toinen seuraavista (ellet jo poistanut tai arkistoinut viestiä edellisessä vaiheessa)

  • Poista
  • Arkistoi viesti sopivaan kansioon (jos sopivaa kansiota ei vielä ole, niin luo se ja arkistoi viesti)

4. Siirry seuraavaan viestiin ja toista vaiheet 1-3

Huomaa, että seuraamalla tätä prosessia poistat tai arkistoit jokaisen viestin ja samalla siirrät sen pois Saapuneet kansiosta. Tämä on juuri se avain, jolla Saapuneet-kansiosi pysyy siistinä!

Sen jälkeen, kun olet suorittanut Saapuneet-kansiosi suursiivouksen yllä kuvatulla menetelmällä, rupea käyttämään samaa prosessia aina kun luet sähköpostisi. Näin Saapuneet-kansiosi pysyy aina siistinä ja tyhjennät sen aina kun luet sähköpostisi!

P.S. Muista, että jos jatkuvasti ”nopeasti tarkistat meilisi” esim. mobiililaitteista tämä systeemi ei toimi koska et voi luoda kansioita, sinulla ei ole tehtävälistaasi mukana jne. Lue tästä miten sähköpostia ei kannata lukea ja miten sähköpostia kannattaa lukea.

Liity tuhansien lukijoidemme joukkoon seuraamalla tätä blogia Facebookissa, Twitterissä, Sähköpostilla tai RSS-syötteellä.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s