Sähköposti vai kokous? Näin valitset parhaan viestintävälineen asiaan kuin asiaan.

”I suppose it is tempting, if the only tool you have is a hammer, to treat everything as if it were a nail.” – Abraham Maslow

Mikä on sinun lempiviestintävälineesi? Tiedäthän sen, jota yrität käyttää melkein kaikkien asioiden hoitamiseen. Useimmilla meistä on lempiviestivälineemme, ja sen käyttäminen oletusarvoisesti kaikkeen on mielestäni laiskuutta (johon syyllistyin itsekin vuosia) ja tuottaa tarpeetonta murhetta ja ajanhukkaa.

Monilla suomalaisilla valitettavasti tämä lempiväline on työasioissa sähköposti ja yksityisasioissa teksti- tai WhatsApp-viestit . Sanon valitettavasti sen vuoksi, että tekstipohjainen viestiminen on todella hidas ja heikko viestintätapa useimpiin asioihin.

Tutkimustiedon mukaan ihmisten välisessä viestinnässä ilmaisuvoima jakautuu osatekijöihin seuraavasti:

  • Elekieli eli sanaton viestintä (ilmeet, eleet, kosketus): noin 50 prosenttia
  • Äänen käyttö (äänenpaino, intonaatio): noin 40 prosenttia
  • Sanavalinnat: noin 10 prosenttia
Viestinnän ilmaisuvoiman osatekijät: elekieli, äänen käyttö ja sanavalinnat

Kun ajatelemme viestintää tästä näkökulmasta, huomaamme miten köyhää tekstipohjainen viestintä on ilmaisuvoimaltaan. Monissa tapauksissa tämä ei haittaa, esimerkiksi silloin, kun haluamme tehdä yksinkertaisia tiedonantoja tai selvittää vastauksia yksinkertaisiin kyllä/ei-kysymyksiin (lue tästä kirjoituksestani, miten kirjoitetaan napakoita sähköpostiviestejä).

Tilanteessa, jossa, yrität hoitaa keskustelua vaativaa (esim. ongelmanratkaisu tai ideointi) tai tunnepitoista asiaa, törmäät usein ongelmiin. Tiedät varmaankin, miten helposti saatat pahoittaa mielesi jostain sähköpostiviestistä. Olet varmasti ollut joskus tilanteessa, jossa joku loukkaantuu lähettämästäsi sähköpostiviestistä, koska hän käsitti sanomasi jollain tapaa eri tavalla, kuin olit itse tarkoittanut.

Mieti 10 sekuntia ennen kuin viestit

Itse mietin joka päivä kymmeniä kertoja sopivan viestintävälineen valintaa, ennen kuin aloitan viestimään asiaani. Tämä saattaa kuulostaa suurelta vaivalta, mutta se on itse asiassa varsin pieni vaiva pitkässä juoksussa. Tämä 10 sekunnin harkinta maksaa nimittäin itsensä moninkertaisesti takaisin sekä ajallisesti että laadullisesti.

Useimmilla meistä on tarjolla seuraavat viestintäkeinot, joista työläimmät ja ilmaisuvoimaltaan vahvimmat ovat korkeimmalla listattuna alenevaan järjestykseen. Tarvittava vaiva ja tuloksena saatava ilmaisuvoima puolestaan laskevat, mitä alemmaksi listaa mennään:

  1. Kasvotusten keskustelu tai videopuhelu (esim. Teams tai Zoom)
    • Ilmaisuvoima 100 % – suurin aika ja vaiva
  2. Puhelinkeskustelu
    • Ilmaisuvoima 50 % – vie vähemmän aikaa ja vaivaa kuin (etä)palaverit
  3. Pikaviesti (esim. WhatsApp tai tekstiviesti)
    • Ilmaisuvoima 10 % – kynnys matala sekä ajankäytön että vaivan puolesta, periaatteessa mahdollistaa dialogin, tosin hidasta ja työlästä
  4. Sähköposti
    • Ilmaisuvoima 10 % – useimmille matalimman kynnyksen viestintätapa, ei käytännössä mahdollista dialogia

Silloin, kun keskustelemme kasvotusten tai videoyhteyden välityksellä, meillä on käytännössä koko viestinnän voima käytössämme koska viestimme sisältää elekielen, äänenkäytön ja sanat. Videopuhelusta hieman heikomman tekee se, että emme voi koskettaa keskustelukumppaniamme ja jollain tasolla tunne on hieman erilainen silloin, kun emme ole fyysisesti samassa tilassa. Käytännössä työasioissa videopuhelu korvaa mielestäni fyysisen läsnäolon täysin.

Kun siirrymme edellä mainituista keinoista puhelimeen, meiltä häviää puolet ilmaisuvoimasta, koska emme pysty näkemään ja tulkitsemaan keskustelukumppaniemme ilmeitä ja eleitä. Puhelinkeskustelu on kuitenkin silti erittäin vahva viestinnän keino ja hyvin tehokas ajankäytöllisesti, koska se on paikkariippumaton. Nykyaikana toki haaste on se, että ihmisiä on vaikea tavoittaa puhelimitse ja tästä syystä lähetänkin usein 15 minuutin palaverikutsun puhelua varten, mikäli en saa henkilöä ensiyrittämällä kiinni.

Pikaviestimeen siirryttäessä alamme olemaan jo varsin heikoilla, sillä olemme pelkän tekstin varassa. Pikaviestimillä voimme usein kuitenkin vielä saada aikaan jonkinlaista vuoropuhelua, sillä viive vastausajoissa on usein suhteellisen lyhyt. Tämän vuoksi monet väärinkäsitykset voidaan vielä selvittää kysymällä, mitä jokin epäselvä asia tarkoitti. Sähköpostiin siirryttäessä usein vastauksien viive on sen verran pitkä, että usein vuoropuhelu on mahdotonta (eikä sitä mielestäni kannata edes yrittää).

Suosittelen myös käyttämään hymiöitä (emoticon) kirjallisessa viestinnässä oman harkintasi mukaan. Ne pehmentävät viestejä sopivasti ja oman kokemukseni mukaan monet pitävät niistä. Sen sijaan kokonaisten sanojen kirjoittamista isoilla kirjaimilla sekä huutomerkkien käyttöä kehotan välttämään lähes aina.

Kokonaisuuden viestintävälineen valinnassa on mielestäni optimointiongelmasta – millä välineellä viestintä saadaan hoidettua riittävän hyvin, ilman että käytät tarpeettomasti aikaa ja vaivaa. Tätä optimointia ei vämättä tarvitse tehdä joka kerta, jos luot itsellesi viestintäperiaatteet.

Tee itsellesi viestintäperiaatteet

Olen sitä mieltä, että eri viestintävälineiden piirteistä johtuen mielestäni on tärkeää luoda itselle tarkoituksenmukaiset viestintäperiaatteet. Itse esimerkiksi käytän aina kasvotusten keskustelua, videopuhelua tai puhelinta, kun on kyseessä ideointia, ongelmanratkaisua tai muunlaista vuoropuhelua vaativa tilanne.

Samoin, jos asia on jollain tavalla tunnepitoinen, ovat nämä viestimet mielestäni ehdottomasti ainoat vaihtoehdot. Myös kiireelliset asiat on syytä hoitaa näillä viestimillä (tässäkin puhelun ja tekstiviestin yhdistelmä on oman kokemukseni mukaan tehokkain menetelmä).

Muissa asioissa pikaviestimet ja sähköposti voivat olla täysin riittäviä köyhästä ilmaisuvoimastaan huolimatta. Tekstipohjaisten viestimien vahvuutena puolestaan ovat vaivattomuus, aika- ja paikkariippumattomuus sekä se, että viestittelystä jää dokumentaatio mahdollista myöhempää käyttöä varten.

Yhdistele viestintävälineitä tarkoituksenmukaisesti

Itse pidän myös erilaisista viestintävälineiden yhdistelmistä tietyissä tilanteissa. Yksi tapa, jota käytän usein on soitto ja teksti- tai WhatsApp-viesti perään, jossa kerron asian ja toivon takaisinsoittoa. Tässä on muistettava itsensä esittely (nimi ja organisaatio), ellet ole täysin varma että kyseisellä henkilöllä on numerosi tallennettuna puhelimeensa.

Tämä on mielestäni hyvä tapa, sillä usein ihmiset pystyvät vastaamaan viesteihin vaikkeivat pysty juuri sillä hetkellä vastaamaan puhelimeen. Lisäksi esittely on tärkeää siksi, että monet ei soita takaisin numeroihin, joita he eivät tunne.

Monet ovat perustelleet minulle käyttävänsä useimpiin asioihin juuri dokumentaation takia sähköpostia. Tämä on monissa tapauksissa perusteltua. Itse teen paljon ”hybridiviestintää”, jossa keskustelen asiat ensin puhelimessa tai (etä)palaverissa.

Keskustelun jälkeen lähetän keskustelukumppanilla lyhyen yhteenvedon keskustelusta ja siinä tehdyistä päätöksistä ja jatkotoimista sekä pyydän häntä tekemään mahdolliset lisäykset, korjaukset ja kuittauksen.

Mikä on kohtuullinen vastausaika eri viestimillä

Mielestäni on tärkeää myös luoda sähköisille viestintävälineille, niin sanottu vasteaikahierarkia, eli minkä ajan sisällä pyrit vastaamaan viesteihin tai soittamaan takaisin vastaamattomiin puheluihin.

Viestinnässä saattaa olla ongelmallista, jos yhtä ja samaa välinettä käytetään sekä kiireelliseen että ei-kiireelliseen viestintään. Tämä nimittäin aiheuttaa sen, että kyttäät jotain viestintävälinettä ja se romuttaa pidempää keskittymistä vaativan tekemisen ja omat prioriteettisi. Tämä on yleinen ongelma erityisesti sähköpostin ja Teams:in kanssa.

Itse suosittelen, että sopisitte omassa organisaatiossanne tai tiiminne kesken ohjeelliset vasteajat eri viestimille. Tässä on oma suositukseni, joka voi toimia hyvänä ensi kokeiluna:

  • Puhelut ja tekstiviestit: 2 tuntia (työpäivän aikana)
  • Pikaviestit (WhatsApp ja Teams): 1 työpäivän aikana
  • Sähköpostit: viimeistään seuraavana työpäivänä

Tämän lisäksi viestimiesi asetusten pitää heijastella vasteaikahierarkiaasi, esimerkiksi näin:

  • Puhelimessa äänet päällä, aina kun mahdollista jotta voit vastata puheluihin ja tekstiviestehin aina kun pystyy. Mikäli sinulla on pieniä lapsia tai muita huollettavia, suosittelen käyttämään älypuhelimen ”älä häiritse”-tilaa, jolloin lapset pääsevät läpi silloin, kun asia on tärkeä.
  • WhatsApp:ssa äänet ja värinä pois pysyvästi, mutta kuvake on puhelimen aloitusnäkymällä, jotta näen lukemattomien viestien määrän aina kun haluan katsoa puhelintani.
  • Sähköpostista ja Teams:sta kaikki ilmoitusäänet ja kuvakeet pois pysyvästi. Älypuhelimen sähköposti- ja Teamssovelluksen kuvake pois älypuhelimen etunäkymältä (siirrä esim. toiselle tai kolmannelle näkymälle). Tämä siksi, että sähköpostia ja Teams-viestejä tulee niin usein, että houkutus lukea sähköpostia älypuhelimella olisi liian suuri. Mielestäni älypuhelimella sähköpostin käyttöä tulee välttää mahdollisimman paljon (lue perustelujani tästä kirjoituksestani).

Mikä on hätätilanne ja miten tällöin viestitään

Lisäksi kehoitan välttämään kaikkea työviestintää normaalien työaikojen ulkopuolella. Mielestäni tästä saa poiketa vain silloin, kun käsilläon aito hätätilanne esimerkiksi liiketoiminnan tai turvallisuuden kannalta.

Mikäli työyhteisönne arjessa on ajoittain aidosti nopeaa reagointia vaativia tilanteita, ehdotan että sovitte mitä viestintäkanavaa käytetään näissä tilanteissa. Pitäkää myös huoli, että käytätte kyseistä kanavaa ainoastaan näissä tilanteissa.

Suosittelen, että ideoitte ja päätätte tiiminne kesken, mitkä ovat mahdollisia hätätilanteita, jotta viestintäkuri säilyy ja yhteiset säännöt ovat kaikille yksiselitteisesti tiedossa. Nämä on syytä kirjoittaa ylös esimerkiksi Teams-kanavalle tai intranetiin. Lisäksi nämä tulee sisällyttää uusien työntekijöiden perehdyttämisaineistoon.

Voi olla hyödyllistä myös listata yleisiä tilanteita, jotka eivät ole aidosti hätätilanteita. Väitän, että tällaisen pohdiskelun jälkeen tulette tiiminne kesken huomaamaan, että aitoja hätätilanteita on käsillä äärimmäisen harvoin.

P.S. Mikäli pidit kirjoituksestani, jaathan sitä ystävillesi alla olevilla jakonapeilla.

P.P.S. Mikäli kaipaat työpaikallesi ajanhallintakoulutusta, lue tarjonnastamme lisää tältä sivulta.

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Google photo

Olet kommentoimassa Google -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out /  Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s