Viisas pääsee vähemmällä

Globaalin pandemian vuoksi etätyö on lisääntynyt merkittävästi ja monet toimistotyöläiset ovat olleet jo useamman kuukauden 100 % etätyössä. Omasta mielestäni etätyössä on paljon hyviä puolia, mutta kuten kaikessa, on siinäkin kääntöpuolensa.

Tuoreen tutkimuksen mukaan etätyö on pidentänyt työpäiviä sekä lisännyt palaverien ja sähköpostin määrää merkittävästi. Oman kokemukseni perusteella useimmissa organisaatiossa etäpalaverien lisääntynyt määrä vaatii uusia toimintatapoja, jotta työuupumukselta voidaan välttyä.

Tässä kirjoituksessa kerron muutamia etäpalavereihin ja oman työajan hallintaan liittyviä periaatteita, jotka olen havainnut erittäin tehokkaiksi. Lue myös muita ajatuksiani etätyöstä tuunaamisesta ja etäpalaverien suunnittelusta ja toteuttamisesta.

Varmista tauot palaverien välissä muokkaamalla kalenteriasetuksia

Aloita palaverit aina tasa- tai puolitunnein ja lyhennä 60 minuutin palaverit kestämään 45 minuuttia. Puolestaan 30 minuutin palaverit kannattaa lyhentää 20 minuuttiin. Näin varmistut siitä, että kaikkien palaverien väliin jää vähintään 10 minuuttia taukoa valmistautumista, hengähtämistä, jaloittelua, venyttelyä, välipalaa tai biotaukoa varten.

Valitettavasti Outlookissa palaverien oletuskestoa ei voi asettaa 45 minuuttiin tätä kirjoittaessa, mutta Google Calendar-sovelluksessa tämä onnistuu. Outlookissa suosittelen siksi, että vaihdat kalenteritapahtumien oletuskestoksi 30 minuuttia ja muutat jokaisen palaverin keston käsin joko 45 tai 20 minuutin pituisiksi. Tämä on hieman työlästä, mutta takaan että se kannattaa.

On erittäin tärkeää, että pidät etäpäivän aikana oikeita taukoja työnteosta. Mielestäni ehdoton minimi on kaksi kahvitaukoa ja kunnollinen lounastauko. Lue tästä kirjoituksestani siitä, kuinka tauot kannattaa käyttää jotta ne palauttavat aivojasi.

Ja ei, taukoja ei saa käyttää sähköpostin lukemiseen. Lue tästä suosituksiani sähköpostin käsittelystä.

Käytä videokuvaa säästellen

Videokuvan käyttäminen etäpalavereissa tuo mielestäni hyvin vähän lisäarvoa useimpien etäpalaverien laatuun, enkä tämän vuoksi suosittele, että pidät videokuvaa päällä kaikissa palavereissasi. Videoyhteyden käytössä on nimittäin kaksi ongelmaa: videopalaverien jatkuva katsekontakti on uuvuttavaa ja videon käyttö pakottaa sinut istumaan tai seisomaan koko palaverin keston lähes samassa asennossa.

Ehdotankin sen sijaan, että palaverin alussa jutustelun tai esittelyn aikana pidetään videokuvaa päällä, jonka jälkeen kaikki osallistujat sulkevat kameransa. Poikkeuksena voisin mainita kahdenkeskiset palaverit, joissa videokuvaa voi mahdollisesti pitää päällä koko ajan.

Kävele niiden palaverien aikana, joissa se on mahdollista

Mikäli teet pelkästään etätöitä, on todennäköistä että arkiliikuntasi määrä laskee niin paljon, että vaatteesi alkavat pian kiristämään. Esimerkiksi omalla kohdallani etätyöhön siirtyminen alensi päivittäistä askelmäärää lähes 50 prosenttia. Lisäksi erityisesti kotitoimistolla jääkaappi on jatkuvasti lähellä ja saattaa altistaa liialliselle napostelulle.

Tämän vuoksi ehdotankin, että otat useimmat etäpalaverisi langattomien kuulokkeiden kautta, jotta voit käyskennellä joko etätoimistolla tai ulkoilmassa niiden palaverien aikana, jotka eivät vaadi tiivistä läppärisi ääressä istumista. Mikäli lähdet ulkoilmaan palaverin ajaksi, muista että erityisesti nappikuulokkeet päästävät paljon ympäristön ääniä läpi muille kuulijoille ja tämä voi olla erittäin häiritsevää muille osallistujille. Tämän vuoksi on tärkeää panostaa hyvään äänentoistoon (esim. korvan päälle tuleviin vastamelukuulokkeisiin) ja vaimentamalla oman mikrofonisi (mute) aina silloin kun et itse puhu.

Lisäksi useimmat alustat mahdollistavat tuplayhteyden, eli voit osallistua Teams-kokoukseen sekä läppäriltäsi että puhelimeltasi yhtäaikaisesti. Olen havainnut tämän hyväksi yhdistelmäksi, sillä voin katsoa kalvot tai muun materiaalin koneelta riittävän isolta näytöltä ja koska ääni tulee puhelimen kautta langattomiin kuulokkeisiin, on äänenlaatu parempi ja pystyn käyskentelemään palaverin aikana. Mikäli teet näin, niin muista vaimentaa läppärisi kaiuttimet ja mikrofoni välttääksesi äänentoistohäiriöt kuten ääne kiertämisen.

Suojaa keskittynyttä työaikaa kalenterisi avulla

Olet ehkä kuullut sanonnan: ”Jos et itse täytä kalenteriasi, joku muu tekee sen varmasti puolestasi”. Etätyön lisääntyessä useimpien asiantuntijoiden ja esimiesten normaali työaika kuluu jopa 80–90 prosenttisesti etäpalavereihin, jonka vuoksi itsenäisesti tehtävät työt jäävät helposti työajan ulkopuolelle. Tämä ei ole kestävä tilanne ja johtaa lähes varmasti loppuun palamiseen ja yöunien häiriintymiseen.

Tämän vuoksi suosittelen, että varaat itse kalenteristasi toistuvilla kalenterimerkinnöillä riittävästi itsenäistä työaikaa, ettei palaveripyynnöt syö koko kalenteriasi. Mieti mitkä ovat työpäiväsi tehokkaimmat tunnit ja ajasta itsenäinen työaikasi näihin aikoihin. Esimerkiksi itselläni vuorokauden parhaat työtunnit ovat klo 8 ja 11 välillä ja pyrin varaamaan tämän ajan keskimäärin kahtena päivänä juoksevien haastavampien töiden tekemiseen (ns. time boxing-tekniikka jota käsittelen yksityiskohtaisesti tässä kirjoituksessani). Lue lisää sisäisestä kellosta ja ajoituksen tärkeydestä tästä kirjoituksestani.

Lisäksi ehdotan, että sovit oman tiimisi kanssa viikottaisen ”lentotila”-ajan, jolloin jokainen saa keskittyä itsenäiseen työhän. Esimerkiksi perjantaiaamupäivät (klo 8-12) ovat useissa tiimeissä hyvä ajankohta lentotila-ajalle. Käytännössä tämä on helpointa toteuttaa niin, että tiiminvetäjä lähettää kaikille tiimiläisille toistuvan kalenterimerkinnän. Kuten useimmissa uusissa tavoissa, ehdotan että tätäkin pilotoidaan esimerkiksi 1-3 kuukautta, jonka jälkeen tiimin kesken keskustellaan miten pilotti koettiin ja onko sitä syytä jatkaa muutoksin tai ilman.

Mitkä ovat sinun parhaat etäpalaverivinkkisi? Kirjoita ne kommentteihin ja osallistu keskusteluun!

P.S. Jos pidit kirjoituksesta, niin jaathan sitä sosiaalisessa mediassa alla olevien jakonappien avulla. Kiitos jo etukäteen 🙂

P.P.S.  Tutustu myös uusimpaan kirjaani Viisas pääsee vähemmällä 2.0. – 52 päivitettyä vinkkiä tehokkaampaan ja onnellisempaan elämään.”, joka on saatavilla painettuna kirjana sekä myös e-kirjana ja äänikirjana Bookbeat ja Storytel-palveluista.