Image courtesy of Danilo Rizzuti / FreeDigitalPhotos.net
Sähköposti on yksi nykyaikaisen työelämän merkittävimmistä aikasyöpöistä joka tutkimusten mukaan vie keskimäärin 3 tuntia jokaisesta työpäivästämme. Usein sähköposti myös keskeyttää muita töitämme kymmeniä kertoja päivässä, hämärtää työn ja vapaa-ajan rajaa sekä aiheuttaa stressiä.
Mikäli haluat vähentää sähköpostiin käyttämääsi aikaa, välttää keskeytyksiä ja vähentää stressiä, lopeta nämä viisi yleistä ja erittäin huonoa tapaa käyttää sähköpostia:
1. Älä lue reaaliaikaisesti
Jos pidät sähköpostiohjelmaa auki koko ajan, se keskeyttää työsi kymmeniä kertoja päivässä. Pidä sähköpostiohjelmaa kiinni tai yhteydettömässä tilassa (offline) ja käsittele saapuneet viestit keskitetysti 1-3 kertaa päivässä. Useimmille riittää, että luet sähköpostisi kahdesti päivässä, esimerkiksi kello 10 ja 14. Helpoiten tämä onnistuu, kun ajastat nämä kalenteriisi toistuvina merkintöinä. Lue tästä kuinka voit asettaa Outlookin offline-tilaan.
2. Lopeta viestien makuuttaminen Inbox:ssa
Älä makuuta viestejä Saapuneet-kansiossasi (inbox) vaan käsittele kaikki saapuneet viestit saapumisjärjestyksessä, silloin kun haluat lukea sähköpostisi (kts. kohta 1). Tee jokaiselle saapuneelle viestille seuraava kolmivaiheinen prosessi: ensiksi lue viesti ajatuksella, seuraavaksi tee heti sen vaatimat toimenpiteet (vastaa, välitä, ei toimenpidettä) ja viimeiseksi poista viesti tai arkistoi se sopivaan kansioon. Mikäli sähköpostiviesti sisältää jonkin työtehtävän, kuten tarjouspyyntöön vastaamisen, älä ala tekemään sitä heti, vaan ajasta se kalenteriisi ja jatka saapuneiden sähköpostiviestien käsittelyä.
3. Vältä mobiililaitteita
Älypuhelimella sähköpostin käsittely on usein mahdotonta, joten sitä kannattaa välttää. Poista kaikki älypuhelimen saapuvan sähköpostin ääni-ilmoitukset sekä ponnahdusikkunat ja siirrä ohjelman kuvake pois älypuhelimen aloitusnäkymästä.
4. Katkaise ”sähköposti-chat”
Sähköposti on erittäin tehoton tapa käydä vuoropuhelua. Aina kun huomaat ajautuvasi sähköpostikeskusteluun, katkaise se esimerkiksi puhelinsoitolla. Puhelin on sata kertaa nopeampi tapa keskustella ja samalla vältät sähköpostikeskustelujen väärinkäsitykset.
5. Varo lumipalloa
Mitä enemmän ja mitä useammalle henkilölle lähetät meiliä, sitä enemmän tulet saamaan meiliä. Pyri siis vähentämään lähettämiesi meilien määrää.
P.S. Suosittelen myös välttämään sähköpostin lukemista ensimmäisenä aamulla. Lue tästä miten työpäivät kannattaa sen sijaan aloittaa.
Viisas pääsee vähemmällä 