Viisas pääsee vähemmällä

Image courtesy of Freedigitalphotos.net / stockimages

Kuulostaako tämä tutulta: kirjoitat juuri esimiehesi pyynnöstä tärkeää raporttia, kun työkaverisi tulee kysymään sinulta neuvoa omaan työtehtävänsä tekemiseen. Saat neuvottua häntä ja palaat raportin kirjoittamiseen, mutta ajatuksesi on katkennut, etkä meinaa millään muistaa mitä sinun piti kirjoittaa seuraavaan kappaleeseen. Olet juuri joutunut tehtävänvaihtokustannuksen (switching cost) uhriksi ja menettänyt arvokasta työaikaa palautellessasi katkennutta ajatusta mieleesi.

Edellä kuvatun tyyppiset keskeytykset ovat nykyaikaisen ajatustyön pahimpia aikasyöppöjä turhien palaverien ja sähköpostitulvan lisäksi, ja keskeytykset syövät keskimäärin 2-3 tuntia ajatustyöläisen työaikaa joka päivä. Keskeyttäjiä on niin paljon, että tutkimusten mukaan keskitymme yhteen tehtävään keskimäärin 11 minuuttia, ennen kuin meidät keskeytetään.

Toimisto on täynnä keskeytyksiä: työkaverit, pomot, sähköposti, pikaviestit, puhelin. Erityisen paha tilanne on avokonttoreissa, joissa on usein jatkuvaa keskittymistä häiritsevä taustahälinää ja muita ääniä.

Paras tapa välttää toimiston keskeytykset onkin tehdä pitkäaikaisempaa keskittymistä vaativat tehtävät etätyönä.

Mielestäni jokaisen ajatustyötä tekevän on tärkeää rauhoittaa osa työajastaan työkaverien keskeytyksiltä ja avokonttorin hälinältä itsenäiselle työlle. Kuinka suuri osa työajasta on järkevää rauhoittaa, riippuu omasta toimenkuvastaan sekä yrityksen kulttuurista.

Useimmille piirtyy etätyöstä mieleensä kuva, jossa etätyöläinen jää kotiin koko päiväksi yöpuku päällään. Mielestäni tämä on kuitenkin vain yksi etätyön muoto, eikä etätyö tarkoita aina sitä, että olisit kotona koko päivän verkkarit jalassa.

Mikäli siis et halua tai voi jäädä koko päiväksi tekemään etätöitä, kokeile näitä tapoja rauhoittaa työaikaasi:

• Oma työpisteesi on se, josta sinua tullaan keskeyttämään eniten, joten poistu omalta työpisteeltä, mutta älä talosta. Jos kollegasi on poissa, voit vallata hänen huoneensa tai linnoittautua vapaaseen neukkariin. Mikäli työpaikallasi on hiljaisia huoneita, hyödynnä niitä.
• Jos voit poistua rakennuksesta, livahda esimerkiksi lähikahvilaan tai kirjastoon pariksi tunniksi. Tämä on kätevää myös yhdistää lounaaseen, jos syöt lounasta talon ulkopuolella.
• Pilko työpäiväsi niin, että teet pari tuntia töitä kotoa tai kahvilasta työpäivän alku- tai loppupäässä. Näin saat rauhoitettua työaikaasi, näet työkavereitasi joka päivä ja säästät aikaa ja hermojasi välttämällä liikenneruuhkat.

Kerro kommenteissa millä tavoin sinä teet etätyötä!